Начните с дела и получателя документов
В бюро стоит передать текст требования учреждения или список документов, необходимых в данном производстве. Это позволяет отличить свидетельство о рождении от выписки из реестра, диплом от приложения и доверенность от документа о её последующей отмене. Названия этих документов могут звучать похоже, но подтверждают разные обстоятельства. В заказе необходимо указать получателя, цель представления, срок и сведения о том, должен ли документ остаться в деле.
При комплектовании материала учитывают также последовательность событий. Если лицо использует фамилию, отличную от указанной в дипломе, может потребоваться документ, объясняющий изменение. Если договор подписал представитель, материалы могут включать также документ о полномочиях. Стоит отправить все имеющиеся экземпляры для предварительного определения объема, а затем указать, какие документы должны быть переведены полностью. Это сокращает заказы переводов документов, не нужных в конкретном деле.
Оригинал, копия и скан как основа перевода
Art. 18 ust. 2 закона о профессии присяжного переводчика требует указать, выполнен ли перевод с оригинала, перевода или копии. Для прежнего перевода или копии также указывается, были ли они заверены и кем. Выданный перевод содержит номер записи в реестре. Поэтому оценка стоимости по скану и предъявление бумажного оригинала для составления перевода являются отдельными этапами, которые стоит согласовать до выполнения заказа. [1]
Скан должен охватывать весь лист, его оборотную сторону и приложенные заверения. Фотография фрагмента с основным текстом может не включать номер реестра, печать или отметку, меняющую смысл документа. Для файла из электронной системы следует передать файл, полученный от выдавшей организации, а также имеющиеся сведения, позволяющие установить его форму. Распечатка, снимок экрана и электронный документ могут содержать разный объём данных, что необходимо учитывать при описании источника.
Печати, дополнения и приложения
В официальном документе содержание может находиться вне основной таблицы или формуляра. Печать обозначает выдавший орган, отметка может сообщать об изменении данных, а приписка на обороте — о выдаче дубликата. Читаемые элементы включаются в перевод; неразборчивость описывается согласно представленному материалу. Если оттиск печати нечёток на фотографии, необходимо более качественное изображение или осмотр документа. Само название учреждения, указанное заказчиком, не заменяет прочтение источника.
Приложения следует упорядочить так, чтобы можно было установить их связь с основным документом. Приложение к диплому обычно имеет собственный номер и число листов, нотариальный документ может быть прошит вместе с удостоверением, а выписка из реестра — охватывать несколько страниц. Перед сканированием не следует удалять прошивку или наклеенные элементы. Если заказывается перевод выбранной части объёмного материала, границы необходимо обозначить, чтобы получатель знал, какие фрагменты представлены в переводе.
Запись имён, фамилий и изменений данных
Для имен и фамилий, записанных нелатинским алфавитом, art. 14 ust. 2 закона предписывает основывать транслитерацию или транскрипцию на проездных документах либо их копиях. При их отсутствии применяют правила написания, действующие в государстве происхождения документа. Поэтому к документам стоит приложить разборчивую копию соответствующей страницы проездного документа. Она позволяет установить надлежащее написание, не восстанавливая его из переписки или неофициальных форм. [1]
Важна также хронология фамилий. Свидетельство о рождении, документ о браке и паспорт могут показывать последовательные, правильные данные одного лица. Переводчик сохраняет сведения из каждого источника; он не заменяет прежнюю фамилию нынешней во всём комплекте. Если два проездных документа содержат разные варианты, следует показать оба и указать, к какому периоду они относятся. Отдельно идентифицируют имя отца, фамилию при рождении и фамилию после заключения брака согласно полям документа.
Когда проверяется освобождение от легализации
Art. 15 польско-украинского договора о правовой помощи охватывает документы, составленные или удостоверенные компетентным органом, скрепленные официальной печатью и подписью уполномоченного лица, в пределах, предусмотренных договором. Такие документы освобождены от легализации. Поэтому до заказа апостиля следует установить выдавший орган, вид удостоверения и способ использования документа. Освобождение не следует исключительно из того, что текст написан по-украински или что документ представляет гражданин Украины. [2]
Польша и Украина также участвуют в Гаагской конвенции об апостиле. Конвенция сохраняет упрощения, вытекающие из других договоров; ее art. 3 предусматривает, что апостиль нельзя требовать, если соответствующий договор отменяет или упрощает удостоверение подлинности. Если апостиль уже приложен, он составляет часть передаваемого материала и требует определения объема перевода. При общении с получателем стоит сослаться на соответствующее основание освобождения и указать конкретный документ, которого касается вопрос. [3]
Разные документы требуют разных комплектов
Для документов гражданского состояния необходимо установить, нужен ли получателю иностранный документ с переводом или он проводит транскрипцию в польский реестр. Art. 31 закона об актах гражданского состояния регулирует официальный перевод представляемых документов, тогда как art. 104 определяет правила транскрипции. Это отдельные действия. Для свидетельства о браке могут быть важны сведения о фамилиях, а для документа о разводе — также вид решения и дополнительные отметки. [4]
Образовательную документацию рассматривают как комплект: диплом идентифицирует квалификацию, приложение описывает ход обучения, а дополнительная справка может разъяснять статус вуза или программу. В документах на транспортное средство важны соответствие номера VIN и последовательность договоров. В имущественных делах договор сопоставляют с доверенностью и приложениями. Такой просмотр позволяет обнаружить недостающие листы или расхождения ещё до выполнения переводов. Подробные требования вытекают из процедуры, проводимой конкретным получателем.
Терминология и расхождения в комплекте
Названия учреждений, квалификаций и действий необходимо понимать в системе, в которой возник документ. В литературе Deborah Cao представляет юридический перевод как специализированную область, связанную с правом и юридическим производством. [5] В практике работы с украинскими актами это означает различение функций документов: выписка, свидетельство, справка и судебное решение не являются взаимозаменяемыми названиями. Выбранное в переводе название должно позволять получателю распознать вид источника и действие, которого он касается.
Если в одном документе указана иная дата, номер или написание фамилии, перевод сохраняет эту информацию. Можно заранее попросить выдавшую организацию о разъяснении или исправленном документе, однако данные не унифицируют посредством изменения текста перевода. В заказе стоит обозначить замеченные расхождения и указать, должен ли новый экземпляр заменить предыдущий. При нескольких версиях одного документа файлам следует присвоить названия, позволяющие определить дату выдачи и полноту комплекта.
Передача, выдача и дальнейшее использование переводов
В заказе согласовываются число экземпляров, способ доставки документов и форма выдачи перевода. Бумажный перевод заверяется с использованием печати присяжного переводчика, а art. 18 ust. 1a допускает электронное заверение квалифицированной подписью. Если получатель принимает файлы, до выполнения заказа следует проверить требуемый канал и формат. Передача скана для оценки стоимости сама по себе не определяет, должен ли готовый перевод быть выдан на бумаге. [1]
После получения перевода следует сравнить идентификационные данные, номер документа и число приложений с объёмом заказа. При последующей выдаче новой выписки, копии или дубликата стоит представить их в бюро как новый материал. Получатель может требовать актуальный экземпляр, несмотря на наличие перевода более старого документа. Сохранение упорядоченной копии всего комплекта облегчает дальнейшую переписку, заказ дополнительного экземпляра и указание, какой документ был ранее переведён и в какой форме.
Вопросы и ответы
Что отправить для оценки стоимости комплекта документов?
Следует отправить читаемые изображения всех листов, оборотных сторон, печатей и приложений, а также указать учреждение, принимающее документы, и цель дела. Полезны текст требования или список необходимых приложений. Нужно отметить, какие оригиналы доступны, сколько экземпляров перевода необходимо и требуется ли бумажный документ или файл с квалифицированной подписью. Если комплект содержит документы на разные фамилии, стоит приложить документы, объясняющие эту смену, и соответствующую страницу проездного документа.
Каждому ли документу из Украины нужен апостиль?
Требование устанавливают для конкретного документа и способа его использования. Art. 15 польско-украинского договора предусматривает освобождение от легализации документов, отвечающих определённым условиям официального составления или удостоверения, печати и подписи. Гаагская конвенция сохраняет такие освобождения. Частный документ, интернет-распечатка и официально заверенная копия могут требовать отдельной оценки. Прежде чем нести расходы на апостиль, стоит представить получателю конкретный экземпляр и сослаться на основание освобождения. [2][3]
Что делать, если не хватает одной страницы или печать неразборчива?
Сначала следует выяснить, можно ли получить недостающий лист или более качественное изображение документа. При повреждённом материале степень читаемости влияет на описание и содержание перевода. Номера и названия не восстанавливают на основании догадок. Если документ содержит обозначение приложения, которое не было передано, стоит попросить выдавшую организацию или владельца комплекта предоставить его. Затем получателю можно представить полный источник и перевод согласованного объёма.
Помогает ли прежний перевод при новом заказе?
Да, он может облегчить сопоставление терминологии и показать прежнее написание данных, однако необходимо передать также текущий исходный документ. Новое издание может содержать дополнительные отметки или другой номер. Если перевод выполняется на основании прежнего перевода или копии, art. 18 ust. 2 требует определить эту основу и указать, была ли она заверена и кем. Желательно уточнить, касается ли заказ нового документа, проверки предыдущего перевода или дополнительных экземпляров. [1]