Zacznij od sprawy i odbiorcy dokumentów
Do kancelarii warto przekazać treść wezwania urzędu albo listę dokumentów wymaganą w danym postępowaniu. Pozwala to odróżnić akt urodzenia od wyciągu z rejestru, dyplom od suplementu oraz pełnomocnictwo od dokumentu potwierdzającego jego późniejsze odwołanie. Nazwy tych pism mogą brzmieć podobnie, lecz wykazują inne okoliczności. W zleceniu należy podać nazwę odbiorcy, cel przedłożenia, termin oraz informację, czy dokument ma pozostać w aktach.
Przy kompletowaniu materiału uwzględnia się także ciąg zdarzeń. Jeżeli osoba posługuje się innym nazwiskiem niż na dyplomie, potrzebny może być dokument wyjaśniający zmianę. Jeżeli umowę podpisał pełnomocnik, zakres akt może obejmować również umocowanie. Warto przesłać wszystkie posiadane egzemplarze do wstępnego ustalenia zakresu, a następnie wskazać, które dokumenty mają zostać przetłumaczone w całości. Ogranicza to zamawianie przekładów pism nieprzydatnych w konkretnej sprawie.
Oryginał, odpis i skan jako podstawa przekładu
Art. 18 ust. 2 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego wymaga wskazania, czy przekład sporządzono z oryginału, tłumaczenia lub odpisu. Przy wcześniejszym tłumaczeniu albo odpisie podaje się również, czy został poświadczony i przez kogo. Na wydanym przekładzie znajduje się pozycja repertorium. Dlatego wycena na podstawie skanu i okazanie papierowego oryginału do sporządzenia przekładu są osobnymi etapami, które warto ustalić przed realizacją zlecenia. [1]
Skan powinien obejmować całą kartę, jej odwrotną stronę oraz dołączone poświadczenia. Fotografia fragmentu z głównym tekstem może pomijać numer rejestru, pieczęć lub adnotację zmieniającą znaczenie dokumentu. Przy pliku pochodzącym z systemu elektronicznego należy przekazać plik otrzymany od wystawcy, a także dostępne informacje pozwalające ustalić jego postać. Wydruk, zrzut ekranu i dokument elektroniczny mogą zawierać różny zakres danych, co trzeba uwzględnić w opisie źródła.
Pieczęcie, dopiski i załączniki
W dokumencie urzędowym treść może znajdować się poza zasadniczą tabelą lub formularzem. Pieczęć określa wystawcę, adnotacja może informować o zmianie danych, a dopisek na odwrocie o wydaniu duplikatu. Elementy czytelne uwzględnia się w przekładzie; nieczytelność opisuje się zgodnie z przedstawionym materiałem. Jeżeli odcisk pieczęci jest niewyraźny na zdjęciu, potrzebny jest lepszy obraz lub ogląd dokumentu. Sama nazwa instytucji wpisana przez zleceniodawcę nie zastępuje odczytania źródła.
Załączniki należy uporządkować tak, aby dało się ustalić ich związek z dokumentem głównym. Suplement ma zwykle własny numer i liczbę kart, dokument notarialny może być zszyty z poświadczeniem, a wyciąg z rejestru może obejmować kilka stron. Przed skanowaniem nie należy usuwać zszyć lub naklejonych elementów. Jeśli zamawiany jest przekład wybranej części obszernego materiału, zakres musi zostać oznaczony, aby odbiorca wiedział, jakie fragmenty przedstawiono w tłumaczeniu.
Zapis imion, nazwisk i zmian danych
Przy imionach i nazwiskach zapisanych alfabetem innym niż łaciński art. 14 ust. 2 ustawy nakazuje oprzeć transliterację lub transkrypcję na dokumentach podróży albo ich kopiach. Gdy ich brakuje, stosuje się reguły pisowni obowiązujące w państwie pochodzenia dokumentu. Do dokumentów warto więc dołączyć czytelną kopię odpowiedniej strony dokumentu podróży. Pozwala ona ustalić obowiązujący zapis bez odtwarzania go z korespondencji lub nieformalnych formularzy. [1]
Istotna jest także chronologia nazwisk. Akt urodzenia, dokument małżeństwa i paszport mogą pokazywać kolejne, prawidłowe dane tej samej osoby. Tłumacz zachowuje informacje z poszczególnych źródeł; nie zastępuje dawnego nazwiska obecnym w całym komplecie. Jeśli dwa dokumenty podróży zawierają różne warianty, należy pokazać oba i określić, którego okresu dotyczą. Osobno identyfikuje się imię ojca, nazwisko rodowe oraz nazwisko po zawarciu małżeństwa, zgodnie z polami dokumentu.
Kiedy sprawdza się zwolnienie z legalizacji
Art. 15 polsko-ukraińskiej umowy o pomocy prawnej obejmuje dokumenty sporządzone lub uwierzytelnione przez właściwy organ, opatrzone urzędową pieczęcią i podpisem uprawnionej osoby, w zakresie przewidzianym umową. Takie dokumenty korzystają ze zwolnienia z legalizacji. Przed zamówieniem apostille należy zatem ustalić wystawcę, rodzaj poświadczenia oraz sposób wykorzystania pisma. Zwolnienia nie wyprowadza się wyłącznie z tego, że tekst jest po ukraińsku lub że dokument przedstawia obywatel Ukrainy. [2]
Polska i Ukraina uczestniczą także w konwencji haskiej dotyczącej apostille. Konwencja zachowuje ułatwienia wynikające z innych umów; jej art. 3 przewiduje, że apostille nie można wymagać, gdy odpowiednia umowa znosi lub upraszcza uwierzytelnienie. Jeżeli apostille zostało już dołączone, stanowi część przekazywanego materiału i wymaga ustalenia zakresu tłumaczenia. W kontaktach z odbiorcą warto powołać właściwą podstawę zwolnienia i określić konkretny dokument, którego dotyczy pytanie. [3]
Różne dokumenty wymagają różnych zestawów
Przy aktach stanu cywilnego trzeba ustalić, czy odbiorca potrzebuje zagranicznego dokumentu z przekładem, czy prowadzi transkrypcję do polskiego rejestru. Art. 31 Prawa o aktach stanu cywilnego reguluje urzędowe tłumaczenie przedkładanych dokumentów, natomiast art. 104 określa zasady transkrypcji. Są to odrębne czynności. Dla aktu małżeństwa istotne mogą być dane o nazwiskach, a dla dokumentu dotyczącego rozwodu także rodzaj rozstrzygnięcia i dodatkowe adnotacje. [4]
Dokumentację edukacyjną czyta się jako zestaw: dyplom identyfikuje kwalifikację, suplement opisuje przebieg kształcenia, a dodatkowe zaświadczenie może wyjaśniać status uczelni lub program. W dokumentach pojazdu ważna jest zgodność numeru VIN oraz ciąg umów. Przy sprawach majątkowych zestawia się umowę z pełnomocnictwem i załącznikami. Taki przegląd pozwala znaleźć brakujące karty lub rozbieżności jeszcze przed sporządzeniem przekładów. Szczegółowe wymagania wynikają z procedury prowadzonej przez danego odbiorcę.
Terminologia i rozbieżności w komplecie
Nazwy urzędów, kwalifikacji i czynności trzeba odczytać w systemie, w którym powstał dokument. W literaturze Deborah Cao przedstawia przekład prawny jako specjalistyczny obszar związany z prawem i postępowaniem prawnym. [5] W praktyce pracy z ukraińskimi aktami oznacza to rozróżnianie funkcji dokumentów: wyciąg, świadectwo, zaświadczenie i orzeczenie nie są wymiennymi etykietami. Nazwa dobrana w przekładzie powinna umożliwiać odbiorcy rozpoznanie rodzaju źródła oraz czynności, której dotyczy.
Jeżeli w jednym dokumencie znajduje się odmienna data, numer lub pisownia nazwiska, przekład zachowuje tę informację. Można wcześniej poprosić wystawcę o wyjaśnienie albo poprawiony dokument, ale nie ujednolica się danych poprzez zmianę tekstu tłumaczenia. W zleceniu warto oznaczyć zauważone rozbieżności oraz wskazać, czy nowy egzemplarz ma zastąpić poprzedni. Przy kilku wersjach tego samego pisma należy nadać plikom nazwy pozwalające rozpoznać datę wydania i stan kompletności.
Przekazanie, wydanie i dalsze używanie przekładów
W zamówieniu ustala się liczbę egzemplarzy, sposób dostarczenia dokumentów oraz formę wydania tłumaczenia. Papierowy przekład poświadczany jest z użyciem pieczęci tłumacza przysięgłego, a art. 18 ust. 1a dopuszcza poświadczenie elektroniczne kwalifikowanym podpisem. Jeśli odbiorca przyjmuje pliki, należy sprawdzić wymagany kanał i format przed wykonaniem zlecenia. Przekazanie skanu do wyceny samo w sobie nie określa, czy gotowe tłumaczenie ma zostać wydane na papierze. [1]
Po otrzymaniu przekładu należy porównać dane identyfikacyjne, numer dokumentu i liczbę załączników z zakresem zamówienia. Przy późniejszym wydaniu nowego wyciągu, odpisu lub duplikatu warto przedstawić go kancelarii jako nowy materiał. Odbiorca może wymagać aktualnego egzemplarza mimo posiadania tłumaczenia starszego dokumentu. Zachowanie uporządkowanej kopii całego kompletu ułatwia dalszą korespondencję, zamówienie dodatkowego egzemplarza i wskazanie, jaki dokument został wcześniej przetłumaczony oraz w jakiej postaci.
Pytania i odpowiedzi
Co przesłać do wyceny kompletu dokumentów?
Należy przesłać czytelne obrazy wszystkich kart, odwrotów, pieczęci i załączników, a także wskazać instytucję odbierającą dokumenty i cel sprawy. Pomocna jest treść wezwania lub lista wymaganych załączników. Trzeba zaznaczyć, jakie oryginały są dostępne, ile egzemplarzy przekładu potrzeba oraz czy oczekiwany jest papier czy plik z kwalifikowanym podpisem. Jeśli komplet obejmuje dokumenty wystawione pod różnymi nazwiskami, warto dołączyć dokumenty wyjaśniające tę zmianę i odpowiednią stronę dokumentu podróży.
Czy każdy dokument z Ukrainy potrzebuje apostille?
Wymaganie ustala się dla konkretnego dokumentu i sposobu jego użycia. Art. 15 umowy polsko-ukraińskiej przewiduje zwolnienie z legalizacji dla dokumentów spełniających określone warunki urzędowego sporządzenia lub uwierzytelnienia, pieczęci i podpisu. Konwencja haska zachowuje takie zwolnienia. Dokument prywatny, wydruk internetowy i urzędowo poświadczony odpis mogą wymagać odrębnej oceny. Przed poniesieniem kosztu apostille warto przedstawić odbiorcy konkretny egzemplarz oraz powołać podstawę zwolnienia. [2][3]
Jak postąpić, gdy brakuje jednej strony lub pieczęć jest nieczytelna?
Najpierw należy ustalić, czy można uzyskać brakującą kartę albo lepszy obraz dokumentu. Przy materiale uszkodzonym zakres czytelności wpływa na opis i treść przekładu. Nie odtwarza się numerów ani nazw na podstawie domysłów. Jeżeli dokument zawiera oznaczenie załącznika, który nie został przekazany, warto poprosić wystawcę lub posiadacza kompletu o jego udostępnienie. Odbiorcy można następnie przedstawić kompletne źródło i tłumaczenie obejmujące ustalony zakres.
Czy wcześniejsze tłumaczenie pomaga przy nowym zleceniu?
Tak, może ułatwić zestawienie terminologii i wskazać, jak wcześniej zapisywano dane, lecz należy przekazać także obecny dokument źródłowy. Nowe wydanie może zawierać dodatkowe adnotacje lub inny numer. Jeżeli przekład powstaje na podstawie wcześniejszego tłumaczenia albo odpisu, art. 18 ust. 2 wymaga określenia tej podstawy oraz wskazania, czy została poświadczona i przez kogo. Dobrze opisać, czy zamówienie dotyczy nowego dokumentu, sprawdzenia wcześniejszego przekładu czy dodatkowych egzemplarzy. [1]