Opis źródła zgodnie z art. 18 ust. 2
Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego wymaga, aby na wydanym tłumaczeniu lub odpisie wskazać pozycję repertorium oraz określić, czy czynność wykonano z oryginału, tłumaczenia lub odpisu. Dla wcześniejszego tłumaczenia albo odpisu wskazuje się także, czy był poświadczony i przez kogo. [1] Oznaczenie to umożliwia powiązanie przekładu z materiałem rzeczywiście przedstawionym tłumaczowi. Powinno odpowiadać postaci źródła, jego poświadczeniom i temu, co można ustalić z przekazanego egzemplarza.
Przy papierowym dokumencie okazanym w kancelarii możliwy jest jego ogląd wraz z rewersem, pieczęciami i połączonymi kartami. Przy skanie dostępny jest obraz dokumentu, a przy odpisie jego określona kopia. Dlatego w korespondencji należy zaznaczyć, co jest dostępne, czy planowane jest okazanie oryginału i jakie wymagania zgłosił odbiorca. Przesłanie pliku do wyceny nie oznacza jeszcze ustalenia podstawy końcowego poświadczenia. Te informacje powinny być objęte uzgodnieniem realizacji.
Skan do wyceny i materiał do wykonania
Czytelny skan pozwala ustalić język, objętość, zakres terminologii i liczbę elementów wymagających opracowania. Powinien obejmować pełne strony, odwroty, podpisy, pieczęcie i poświadczenia. Przy dokumencie wielostronicowym ważna jest kolejność kart. Należy sprawdzić, czy plik nie został ograniczony do podglądu lub pierwszej strony. Wycena może wymagać dodatkowych pytań, jeśli materiał zawiera brakujące załączniki, nieczytelne fragmenty albo teksty w więcej niż jednym języku.
Po wycenie ustala się sposób przedstawienia źródła do tłumaczenia. Jeżeli odbiorca oczekuje przekładu sporządzonego z oryginału, należy uzgodnić jego okazanie lub dostarczenie w odpowiedniej postaci. Gdy zlecenie dotyczy przedstawionego odpisu, opis odnosi się właśnie do tego materiału. Przy późniejszym dostarczeniu innej wersji trzeba wskazać zmianę, ponieważ dodatkowe pieczęcie lub nowe adnotacje mogą poszerzyć zakres. Najlepiej zachować jednoznaczne nazwy plików i zaznaczyć, który egzemplarz zastępuje wcześniejszy.
Dokument elektroniczny otrzymany od wystawcy
Jeżeli dokument został wydany jako podpisany plik, należy przekazać plik otrzymany od instytucji oraz elementy towarzyszące potrzebne do jego odczytania. Zrzut ekranu pokazuje wygląd strony, lecz może pomijać dane podpisu, załączniki albo pełny tekst. Wydruk również przedstawia inną postać materiału. W zamówieniu warto opisać, skąd pochodzi dokument, w jakim formacie go otrzymano i czy ma być przekazany dalej w tej samej elektronicznej postaci.
Przy pliku zawierającym kilka dokumentów trzeba ustalić granice każdego źródła i jego załączników. Dokument może mieć podpis osadzony albo osobny plik podpisu; w drugim przypadku potrzebny jest komplet umożliwiający powiązanie danych. Należy zachować oryginalnie otrzymane pliki przed wykonywaniem dodatkowych konwersji. W opisach zamówienia odróżnia się elektroniczny dokument od skanu papieru. To rozróżnienie wpływa na ustalenie materiału, opis źródła oraz sposób przekazania gotowego tłumaczenia odbiorcy.
Poświadczenie na papierze
Art. 18 ust. 1 reguluje używanie pieczęci tłumacza przysięgłego przy poświadczaniu tłumaczeń i odpisów wydawanych w formie pisemnej. Pieczęć identyfikuje tłumacza, język uprawnień i pozycję na liście. [1] Papierowy egzemplarz przeznaczony jest do przekazania w tej postaci. W zleceniu ustala się potrzebną liczbę egzemplarzy i odbiór lub doręczenie. Jeśli odbiorca zatrzymuje dokumenty w aktach, warto uwzględnić to przed zamówieniem dodatkowych poświadczonych egzemplarzy.
Skan otrzymanego papierowego tłumaczenia może ułatwiać wstępny kontakt z instytucją, lecz jest obrazem wydanego egzemplarza. Wymagania dotyczące jego przedstawienia ustala się dla konkretnej procedury. Jeżeli później potrzebna jest wersja elektronicznie poświadczona, trzeba określić to jako osobną formę wydania i uzgodnić realizację. Podobnie wydruk podpisanego pliku powinien być opisany zgodnie ze swoją postacią. Zamawiając przekład, najlepiej od razu podać kanał, którym dokument ma trafić do odbiorcy.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Art. 18 ust. 1a dopuszcza poświadczenie tłumaczenia lub odpisu w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem. Dla elektronicznego poświadczenia odpisu przepis wskazuje podstawę w oryginale, tłumaczeniu lub odpisie dokumentu w formie pisemnej. [1] Należy więc rozróżnić elektroniczne tłumaczenie od czynności poświadczania elektronicznego odpisu. Obie mają określony zakres, a wybór postaci powinien odpowiadać dokumentowi i potrzebie odbiorcy, zamiast wynikać wyłącznie z tego, że materiał został przesłany pocztą elektroniczną.
Rozporządzenie eIDAS w art. 25 ust. 2 określa skutek kwalifikowanego podpisu jako równoważny podpisowi własnoręcznemu. [2] Taka forma wymaga zachowania podpisanego pliku. Graficzny znak widoczny na stronie nie zastępuje danych elektronicznego podpisu. W zleceniu należy określić, czy odbiorca przyjmuje tę postać, jakie formaty są obsługiwane i w jaki sposób przesyła się dokument. Warto sprawdzić także ograniczenia wielkości załączników oraz to, czy system odbiorcy zachowuje pełny plik wraz z podpisem.
Zachowanie i weryfikacja podpisanego pliku
Dokument elektroniczny należy przechowywać i przesyłać bez zmian w jego treści. Łączenie stron w nowy PDF, konwersja do obrazu lub ponowne drukowanie do pliku może prowadzić do powstania innego materiału niż podpisany dokument. Jeżeli potrzebna jest kopia do podglądu, warto zachować ją osobno od pliku przeznaczonego do przedłożenia. Przy podpisie zewnętrznym należy przesłać także odpowiedni element podpisu, zachowując jego powiązanie z dokumentem.
Oficjalne materiały Komisji Europejskiej opisują walidację obejmującą integralność danych, certyfikat oraz kwalifikowany charakter podpisu. [3] W praktyce odbiorca powinien otrzymać materiał umożliwiający taką weryfikację. Jeśli zgłasza problem techniczny, pomocna jest informacja, który plik sprawdzano i w jakim systemie. Nie należy poprawiać treści po podpisaniu, aby usunąć błąd w przekładzie. Ewentualna korekta wymaga wydania odpowiednio poświadczonej wersji i oznaczenia, który dokument ma być dalej używany w sprawie.
Poświadczony odpis i sprawdzenie wcześniejszego przekładu
Art. 13 ustawy określa czynności tłumacza przysięgłego: sporządzanie i poświadczanie tłumaczeń, sprawdzanie i poświadczanie przekładów wykonanych przez inne osoby oraz sporządzanie poświadczonych odpisów pism w języku obcym. [1] W zamówieniu trzeba nazwać potrzebną czynność. Sprawdzenie wcześniejszego tłumaczenia wymaga udostępnienia materiału źródłowego i przekładu w ustalonym zakresie. Samo posiadanie pliku tekstowego nie określa jeszcze, co ma zostać sprawdzone i na jakiej podstawie.
Specjalistyczny charakter przekładu prawnego opisuje również Deborah Cao. [4] Przy kontroli kompletu istotne są nie tylko główne zdania, ale także rubryki, nazwy czynności i odniesienia do załączników. Wcześniejszy przekład może pomóc zestawić terminologię, jednak nowy dokument może zawierać inne dane lub dopiski. W zleceniu zaznacza się, czy chodzi o sprawdzenie, nowy przekład czy dodatkowe egzemplarze. Umożliwia to prawidłowe ustalenie zakresu czynności i powiązanie wydanego materiału z właściwym źródłem.
Jak uzgodnić formę przed realizacją
Do kancelarii warto przekazać wymagania odbiorcy, dostępne źródło, oczekiwaną liczbę egzemplarzy i termin. Trzeba osobno podać materiał do wyceny i planowany sposób przedstawienia dokumentu do wykonania. Jeżeli odbiorca dopuszcza kilka form, wybór można dostosować do sposobu złożenia sprawy. Przy wysyłce dokumentów papierowych należy uzgodnić ich zwrot wraz z tłumaczeniem, a przy plikach elektronicznych sposób doręczenia kompletu. Pozwala to uniknąć późniejszego zamawiania innej postaci wydania.
Po otrzymaniu przekładu sprawdza się dane dokumentu, zakres stron i oczekiwaną formę. Papierowy egzemplarz przechowuje się z przypisanym źródłem, a podpisany plik w wersji otrzymanej od kancelarii. Jeżeli dokument źródłowy zostanie później uzupełniony lub poprawiony, należy przekazać nowy egzemplarz i określić różnicę. Poprzednie tłumaczenie nie obejmuje automatycznie nowej adnotacji. Uporządkowanie wersji, dat oraz numerów repertorium ułatwia wskazanie odbiorcy, który komplet jest aktualny i jaki materiał został faktycznie poświadczony.
Pytania i odpowiedzi
Czy skan wystarczy do ustalenia ceny?
Czytelny pełny skan zazwyczaj pozwala ustalić zakres, ale mogą być potrzebne pytania o brakujące strony, pieczęcie lub załączniki. Wycena i określenie podstawy końcowego poświadczenia to osobne ustalenia. Należy wskazać, czy oryginał jest dostępny i co wymaga odbiorca. Przy zmianie egzemplarza po wycenie warto poinformować kancelarię, ponieważ nowe adnotacje mogą zmienić objętość i treść przekładu.
Czy podpisany PDF należy wydrukować przed przesłaniem?
Jeżeli dokument ma zostać wykorzystany elektronicznie, należy zachować i przekazać otrzymany podpisany plik, wraz z podpisem zewnętrznym, jeśli występuje. Wydruk jest inną postacią materiału i nie przekazuje pełnych danych do sprawdzenia podpisu. Jeśli odbiorca oczekuje papieru, formę należy ustalić wcześniej. Warto oddzielić kopię do podglądu od pliku przeznaczonego do przedłożenia w konkretnej sprawie. [2][3]
Jak opisuje się wcześniejszy poświadczony odpis?
Art. 18 ust. 2 wymaga określenia, czy przekład wykonano z oryginału, tłumaczenia lub odpisu. Dla wcześniejszego tłumaczenia albo odpisu podaje się także, czy był poświadczony i przez kogo. Dlatego trzeba przesłać pełne poświadczenie, a nie sam tekst. Wydany przekład zawiera ponadto pozycję repertorium, pozwalającą powiązać czynność z przedstawionym źródłem i właściwym zleceniem. [1]
Czy po podpisaniu można dołączyć brakującą stronę do tego samego PDF?
Zmiana pliku może naruszyć jego integralność. Należy zachować otrzymaną wersję i przekazać brakujący materiał kancelarii do ustalenia odpowiedniej realizacji. Jeśli wydawana jest poprawiona lub uzupełniona wersja, trzeba wskazać, który dokument ma być używany dalej. Samodzielne łączenie plików nie zachowuje automatycznie poświadczenia nowego kompletu. Odbiorca powinien otrzymać podpisany materiał w postaci umożliwiającej weryfikację. [3]