Почніть зі справи та одержувача документів
До канцелярії варто передати текст вимоги органу або перелік документів, необхідних у конкретному провадженні. Це допомагає відрізнити свідоцтво про народження від витягу з реєстру, диплом від додатка, а довіреність від документа про її подальше скасування. Назви цих матеріалів можуть бути подібними, проте вони підтверджують різні обставини. У замовленні зазначають одержувача, мету подання, строк і те, чи документ залишатиметься в матеріалах відповідної справи.
Комплектуючи матеріали, враховують також послідовність подій. Якщо особа користується прізвищем, відмінним від зазначеного в дипломі, може знадобитися документ про його зміну. Якщо договір підписав представник, комплект може включати також підтвердження його повноважень. Доцільно надіслати всі наявні примірники для попереднього визначення обсягу, а потім погодити, які документи перекладатимуться повністю. Такий порядок допомагає уникнути замовлення перекладів матеріалів, що не використовуватимуться в конкретній справі, та виявити потрібні додатки.
Оригінал, копія та скан як джерело перекладу
Ст. 18 ч. 2 Закону про професію присяжного перекладача вимагає зазначити, чи переклад виконано з оригіналу, перекладу або копії. Для попереднього перекладу або копії додатково вказують, чи були вони засвідчені та ким саме. Виданий переклад містить номер запису в реперторії. Тому оцінювання вартості за сканом і пред’явлення паперового оригіналу для виконання перекладу є окремими етапами, які варто погодити до початку виконання замовлення. [1]
Скан має охоплювати всю сторінку, її зворот і долучені засвідчення. Фото лише основного тексту може не містити номера реєстру, печатки або позначки, що змінює зміст документа. Якщо файл отримано з електронної системи, слід передати саме файл від установи, яка його видала, та наявні відомості про його форму. Роздруківка, знімок екрана й електронний документ можуть містити різний обсяг даних, що враховується під час опису джерела перекладу.
Печатки, дописки та додатки
В офіційному документі відомості можуть міститися за межами основної таблиці або бланка. Печатка визначає установу, позначка може повідомляти про зміну даних, а запис на звороті — про видачу дубліката. Читабельні елементи відтворюються в перекладі; нерозбірливість описується відповідно до наданого матеріалу. Якщо відбиток печатки на фото нечіткий, потрібне якісніше зображення або огляд документа. Назва установи, повідомлена замовником, не замінює прочитання відповідного елемента оригіналу або наданої копії.
Додатки впорядковують так, щоб можна було встановити їхній зв’язок з основним документом. Додаток до диплома зазвичай має власний номер і кількість сторінок, нотаріальний документ може бути зшитий із засвідченням, а витяг із реєстру — складатися з кількох аркушів. Перед скануванням не слід розшивати документ або відокремлювати наклеєні елементи. Якщо замовлено переклад частини великого матеріалу, його межі позначають, щоб одержувач розумів, які саме фрагменти представлені в перекладі.
Написання імен, прізвищ і зміни даних
Для імен і прізвищ, записаних нелатинським алфавітом, ст. 14 ч. 2 Закону передбачає транслітерацію або транскрипцію на підставі проїзних документів чи їхніх копій. За їх відсутності застосовують правила написання держави походження документа. Тому до матеріалів варто долучити читабельну копію відповідної сторінки проїзного документа. Вона дозволяє встановити належний варіант написання, не відтворюючи його за листуванням, неофіційними формулярами або даними, внесеними замовником до різних заяв. [1]
Важлива також послідовність зміни прізвищ. Свідоцтво про народження, документ про шлюб і паспорт можуть містити різні правильні дані тієї самої особи в різні періоди. Перекладач зберігає відомості кожного джерела, не замінюючи попереднє прізвище нинішнім у всьому комплекті. Якщо два проїзні документи містять різні варіанти, слід показати обидва й зазначити період їх використання. Окремо визначають по батькові, дошлюбне прізвище та прізвище після шлюбу відповідно до полів документа.
Коли перевіряють звільнення від легалізації
Ст. 15 польсько-українського договору про правову допомогу охоплює документи, складені або засвідчені компетентним органом, з офіційною печаткою та підписом уповноваженої особи, у межах, передбачених договором. Такі документи звільняються від легалізації. Перед замовленням апостиля необхідно встановити установу-видавця, вид засвідчення та спосіб використання документа. Сам факт української мови тексту або подання документа громадянином України ще не визначає застосування цього звільнення до конкретного примірника в певній справі. [2]
Польща й Україна є також учасницями Гаазької конвенції про апостиль. Конвенція зберігає спрощення, встановлені іншими договорами; її ст. 3 передбачає, що апостиль не можна вимагати, якщо відповідний договір скасовує або спрощує засвідчення. Якщо апостиль уже долучений, він є частиною наданих матеріалів, і потрібно визначити обсяг його перекладу. У зверненні до одержувача доцільно назвати належну підставу звільнення та конкретний документ, якого стосується запит щодо подальшого подання. [3]
Для різних документів потрібні різні комплекти
Щодо документів цивільного стану необхідно з’ясувати, чи одержувачу потрібен іноземний документ із перекладом, чи він проводить транскрипцію до польського реєстру. Ст. 31 Закону про акти цивільного стану регулює офіційний переклад документів, які подаються, а ст. 104 встановлює правила транскрипції. Це окремі дії. Для свідоцтва про шлюб істотними можуть бути відомості про прізвища, а для документа про розірвання шлюбу — також вид рішення й додаткові позначки. [4]
Освітні матеріали розглядають як комплект: диплом визначає кваліфікацію, додаток описує навчання, а окрема довідка може пояснювати статус закладу або програму. У документах на автомобіль важливі відповідність номера VIN і послідовність договорів. Для майнових справ зіставляють договір, довіреність та додатки. Такий огляд допомагає знайти відсутні сторінки або розбіжності ще до виконання перекладів. Докладні вимоги до складу матеріалів випливають із процедури, яку проводить відповідний орган, університет, суд або інший одержувач.
Термінологія та розбіжності в комплекті
Назви органів, кваліфікацій і дій слід розуміти в системі, у якій виник документ. У науковій літературі Deborah Cao розглядає юридичний переклад як спеціалізовану сферу, пов’язану з правом і юридичними процедурами. [5] У практиці роботи з українськими документами це означає розрізнення їхніх функцій: витяг, свідоцтво, довідка й рішення не є взаємозамінними назвами. Термін у перекладі має дозволяти одержувачу розпізнати вид джерела та дію, якої воно стосується.
Якщо один із документів містить іншу дату, номер або написання прізвища, переклад зберігає цю відомість. Можна заздалегідь звернутися до установи за поясненням або виправленим документом, проте дані не узгоджуються шляхом зміни перекладеного тексту. У замовленні варто позначити помічені розбіжності й повідомити, чи новий примірник замінює попередній. За наявності кількох версій одного документа файлам доцільно надати назви, що дозволять визначити дату видачі, версію та повноту кожного наданого примірника.
Передання, видача та подальше використання перекладів
У замовленні визначають кількість примірників, спосіб передання документів і форму видачі перекладу. Паперовий переклад засвідчується із застосуванням печатки присяжного перекладача, а ст. 18 ч. 1a допускає електронне засвідчення кваліфікованим підписом. Якщо одержувач приймає файли, слід перевірити потрібний канал і формат до виконання замовлення. Передання скана для оцінювання вартості саме по собі не визначає, чи готовий переклад буде видано на папері або в електронній формі. [1]
Отримавши переклад, слід зіставити персональні дані, номер документа та кількість додатків із погодженим обсягом замовлення. Якщо згодом видано новий витяг, копію або дублікат, варто передати його канцелярії як новий матеріал. Одержувач може вимагати актуальний примірник, навіть коли вже є переклад давнішого документа. Збереження впорядкованої копії всього комплекту полегшує подальше листування, замовлення додаткового примірника та встановлення того, який документ раніше перекладався і в якій саме формі його подавали.
Запитання та відповіді
Що надіслати для оцінювання вартості комплекту документів?
Надішліть читабельні зображення всіх сторінок, зворотів, печаток і додатків, зазначте установу-одержувача та мету справи. Корисним є текст вимоги або перелік потрібних додатків. Повідомте, які оригінали доступні, скільки примірників перекладу потрібно та чи очікується папір або файл із кваліфікованим підписом. Якщо комплект містить документи з різними прізвищами, варто долучити матеріали про їх зміну й відповідну сторінку проїзного документа. За наявності кількох версій документа позначте актуальну.
Чи кожен український документ потребує апостиля?
Вимогу встановлюють для конкретного документа та способу його використання. Ст. 15 польсько-українського договору передбачає звільнення від легалізації для документів, що відповідають визначеним умовам офіційного складення або засвідчення, печатки й підпису. Гаазька конвенція зберігає такі звільнення. Приватний документ, інтернет-роздруківка та офіційно засвідчена копія можуть потребувати окремої оцінки. Перед витратами на апостиль доцільно показати одержувачу конкретний примірник і назвати підставу звільнення, яка може застосовуватися саме до нього. [2][3]
Що робити, коли бракує сторінки або печатка нерозбірлива?
Спочатку слід з’ясувати, чи можна отримати відсутню сторінку або якісніше зображення. Для пошкодженого матеріалу читабельність впливає на опис і зміст перекладу. Номери та назви не відновлюють за припущеннями. Якщо документ посилається на додаток, якого немає в комплекті, варто звернутися до установи-видавця або власника матеріалів щодо його надання. Після цього одержувачу можна подати повне джерело та переклад погодженого обсягу, а в замовленні зазначити отримані додаткові сторінки.
Чи допомагає попередній переклад під час нового замовлення?
Так, він може допомогти зіставити термінологію та попереднє написання даних, проте слід надати також нинішній документ-джерело. Нове видання може містити додаткові позначки або інший номер. Якщо переклад виконується за попереднім перекладом чи копією, ст. 18 ч. 2 вимагає визначити таку підставу й зазначити, чи вона була засвідчена та ким. Доцільно пояснити, чи замовлення стосується нового документа, перевірки ранішого перекладу або додаткових примірників уже виконаного перекладу. [1]