1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych jest Vadym Rekel, prowadzący działalność pod firmą VADYM REKEL, NIP 6793053128, REGON 121398530, tłumacz przysięgły języka ukraińskiego TP/27/17. Adres: ul. Kielecka 2/53, 31-526 Kraków, Polska. W sprawach danych osobowych można pisać na biegly@vadymrekel.pl lub na adres kancelarii; tel. +48 883 040 483 oraz +48 735 753 383.
Informacja dotyczy publicznego serwisu www.tlumaczymy.pro i kontaktu z kancelarią.
2. Jakie dane i skąd otrzymujemy
Dane przekazane bezpośrednio przez klienta mogą obejmować imię i nazwisko, nazwę podmiotu, dane kontaktowe, dane do rozliczeń, informacje organizacyjne oraz dokumenty i korespondencję niezbędne do wyceny i realizacji usługi.
Dokument może zawierać dane innych osób, np. stron postępowania, świadków, przedstawicieli lub osób wymienionych w zaświadczeniu. Źródłem tych danych jest materiał otrzymany od zleceniodawcy, osoby uprawnionej lub właściwego organu. Zakres zależy od konkretnego dokumentu; może obejmować dane identyfikacyjne, zawodowe, finansowe, rodzinne, dotyczące zdrowia lub postępowań.
Przy odwiedzeniu strony infrastruktura hostingu otrzymuje dane techniczne, takie jak adres IP, czas żądania, adres zasobu, parametry przeglądarki i informacje o błędach. Nie oznacza to przesyłania treści wpisywanej do lokalnego formularza.
Prosimy przekazywać wyłącznie materiał potrzebny do ustalenia lub wykonania zlecenia. Dokumenty zawierające szczególnie chronione dane należy przekazywać uzgodnionym kanałem, a nie wpisywać do ogólnego opisu zapytania.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Zapytanie klienta będącego osobą fizyczną, przygotowanie oferty i wykonanie umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Kontakt z przedstawicielem podmiotu, obsługa korespondencji i ustaleń organizacyjnych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na prowadzeniu sprawnej komunikacji i obsłudze zlecenia.
Wykonanie obowiązków prawnych tłumacza, w tym prowadzenie repertorium i obowiązki związane z poświadczeniem, oraz obowiązki podatkowe i rachunkowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami, w szczególności ustawą o zawodzie tłumacza przysięgłego.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, przeciwdziałanie nadużyciom i bezpieczeństwo strony: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — ochrona praw i bezpieczeństwa administratora oraz osób korzystających z usług. W odniesieniu do danych osób trzecich w dokumentach ocenia się odrębnie podstawę i niezbędny zakres przetwarzania; umowa z zamawiającym nie stanowi automatycznie podstawy z art. 6 ust. 1 lit. b dla danych wszystkich osób wymienionych w materiale.
Dane szczególnych kategorii wymagają dodatkowej przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO, np. niezbędności do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, a w odpowiednim przypadku wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą, lub innej właściwej podstawy ustawowej. Dane dotyczące wyroków skazujących, czynów zabronionych lub powiązanych środków bezpieczeństwa podlegają odrębnym wymaganiom art. 10 RODO: ich przetwarzanie wymaga nadzoru władz publicznych albo upoważnienia wynikającego z prawa Unii lub prawa krajowego przewidującego odpowiednie zabezpieczenia. Dopuszczalność i niezbędny zakres ustala się dla konkretnej czynności przed przyjęciem materiału; sama umowa ani ogólna zgoda na przetwarzanie danych nie zastępują tych wymagań.
Zgoda jest podstawą tylko tam, gdzie jest potrzebna i rzeczywiście udzielona, np. przy włączeniu opcjonalnej mapy. Nie wymagamy zgody marketingowej jako warunku wyceny. Formularz nie służy do zapisu na newsletter. Sama prezentacja okienka kontaktowego nie uruchamia profilowania ani przesyłania danych do systemu reklamy.
4. Formularz, okienko kontaktowe i mapa
Formularz tworzy szkic lokalnie. Kancelaria nie otrzymuje wpisanych danych, dopóki użytkownik sam nie wyśle wiadomości ze swojej poczty. Otwarcie poczty przekazuje do wybranej aplikacji adres odbiorcy, temat i ewentualnie treść. Kopiowanie umieszcza tekst w schowku urządzenia. Po wysłaniu korespondencja i załączniki są przetwarzane w ramach obsługi zapytania lub zlecenia.
Kod publicznej strony nie uruchamia analityki reklamowej, pikseli marketingowych ani cookies do mierzenia zachowania. Formularz i okienko kontaktowe wykorzystują wyłącznie pamięć bieżącej strony; nie zapisują swoich danych w localStorage ani sessionStorage. Treść schowka i szkic w zewnętrznej poczcie podlegają funkcjom tych aplikacji, a nie zamknięciu strony.
Mapa Google jest opcjonalna i pozostaje wyłączona do czasu świadomego kliknięcia przycisku po zapoznaniu się z informacją przy mapie. Jej włączenie nawiązuje połączenie z Google, ujawnia m.in. adres IP i dane przeglądarki oraz może wiązać się z cookies lub podobnymi mechanizmami Google. Mapę można ukryć, co usuwa osadzenie ze strony. Dane już otrzymane przez Google i ustawienia jego cookies podlegają jego zasadom oraz ustawieniom przeglądarki. Adres kancelarii jest dostępny również bez mapy.
Odnośniki do map i LinkedIn otwierają odrębne usługi. Nie ładujemy osadzonych widżetów LinkedIn podczas zwykłego przeglądania. Po przejściu do zewnętrznej usługi stosuje się także jej informacje o prywatności.
5. Odbiorcy i przetwarzanie poza EOG
W niezbędnym zakresie dane mogą otrzymywać dostawcy hostingu i bezpieczeństwa, poczty oraz obsługi IT, podmioty obsługujące rozliczenia i płatności, operatorzy pocztowi lub kurierscy przy uzgodnionej dostawie, a także uprawnione organy na podstawie prawa. Zakres dostępu zależy od wykonywanego zadania i właściwej podstawy prawnej. Nie oznacza to udostępniania wszystkim tym podmiotom pełnej treści dokumentów.
Publiczna domena www.tlumaczymy.pro korzysta z infrastruktury Vercel. Opcjonalna mapa pochodzi z Google. Dostawcy ci korzystają z infrastruktury międzynarodowej; przetwarzanie może obejmować państwa poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym USA. Przekazanie danych poza EOG wymaga spełnienia warunków rozdziału V RODO. Podstawą może być decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, jeżeli obejmuje konkretnego odbiorcę i przekazanie, albo odpowiednie zabezpieczenia, np. standardowe klauzule umowne wraz ze środkami uzupełniającymi, gdy są potrzebne.
Szczegółowe informacje o odbiorcach, właściwym mechanizmie przekazania i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń można otrzymać, kontaktując się z administratorem. Informacje dostawców są podlinkowane na końcu tej strony. Włączenie mapy jest dobrowolne; z pozostałych funkcji kancelarii można korzystać bez niej.
6. Jak długo przechowujemy dane
Dane zgromadzone przez tłumacza przysięgłego w związku z tłumaczeniem są przechowywane przez 4 lata od zakończenia roku kalendarzowego ich zgromadzenia, zgodnie z art. 29c ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego. Po tym okresie dane podlegają usunięciu, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne dla ochrony praw lub dochodzenia roszczeń.
Dokumentacja podatkowa i rachunkowa podlega właściwym obowiązkom ustawowym. Księgi podatkowe i związane z nimi dokumenty przechowuje się co do zasady do przedawnienia zobowiązania podatkowego, zwykle przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zawieszenie lub przerwanie biegu terminu może wpływać na czas przechowywania. Nie oznacza to automatycznego pięcioletniego przechowywania wszystkich materiałów źródłowych.
Pozostała korespondencja, która nie wiąże się z tłumaczeniem ani obowiązkiem ustawowym, jest przechowywana przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie wyłącznie w zakresie i przez okres niezbędny do ochrony praw lub dochodzenia roszczeń. Czas przechowywania danych technicznych zależy od celu rejestru, rodzaju zdarzenia oraz konieczności zapewnienia działania i bezpieczeństwa serwisu. Dalsze przechowywanie po ustaniu tego celu wymaga odrębnej podstawy.
Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, jej wycofanie kończy ten cel, chyba że zachodzi inna niezależna podstawa dalszego przetwarzania. Ustawowego repertorium i obowiązkowych dokumentów nie usuwa się tylko na podstawie cofnięcia zgody.
7. Prawa osób i szczególne zasady dla tłumacza
W granicach wynikających z przepisów można żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także przeniesienia danych, gdy spełnione są ustawowe warunki. Przy przetwarzaniu opartym na uzasadnionym interesie przysługuje sprzeciw, z uwzględnieniem szczególnego wyjątku opisanego poniżej. Zgodę można wycofać w dowolnym czasie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.
Zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego art. 15 ust. 1 i 3, art. 18 oraz art. 19 RODO stosuje się w zakresie, w jakim nie naruszają obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej. Ponadto na podstawie art. 29a ust. 2 nie stosuje się sprzeciwu z art. 21 ust. 1 RODO do danych pozyskanych przez tłumacza w związku z tłumaczeniem. Nie jest to ogólne wyłączenie ochrony danych; każde żądanie jest oceniane w zakresie przewidzianym prawem. Ustawowy obowiązek przechowywania może ograniczać możliwość usunięcia danych.
Można wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; aktualne sposoby i adres złożenia skargi są dostępne na uodo.gov.pl. Wniosek do kancelarii można złożyć na dane z punktu 1. Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. W przypadkach uzasadnionych skomplikowanym charakterem lub liczbą żądań termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; informacja o przedłużeniu i jego przyczynach jest przekazywana w pierwszym miesiącu. W razie uzasadnionych wątpliwości administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.
8. Dobrowolność, źródła pośrednie i bezpieczeństwo
Podanie danych do zapytania jest dobrowolne, ale brak informacji niezbędnych do kontaktu, ustalenia zakresu lub wykonania umowy może uniemożliwić odpowiedź albo realizację usługi. Niektóre dane są wymagane przez przepisy dotyczące poświadczenia, repertorium lub rozliczenia.
Do danych otrzymanych od innej osoby stosuje się art. 14 RODO z uwzględnieniem przewidzianych w nim wyjątków. W szczególności art. 14 ust. 5 lit. d może mieć zastosowanie, gdy dane muszą pozostać poufne na podstawie ustawowej tajemnicy zawodowej. Nie wyłącza to obowiązku przekazania właściwej informacji osobie, od której kancelaria zbiera dane bezpośrednio. Nie nakładamy na klienta ogólnego obowiązku uzyskania zgody wszystkich osób opisanych w materiale, jeśli właściwa podstawa przetwarzania jest inna.
Informacje uzyskane w związku z tłumaczeniem są objęte tajemnicą zawodową także po zakończeniu usługi. Zgodnie z art. 29b ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego obowiązek ten nie ustaje, gdy z żądaniem ujawnienia informacji występuje Prezes UODO. Przy organizacji dostępu, przekazywaniu i przechowywaniu materiału stosuje się środki odpowiednie do ryzyka. Publiczny formularz nie służy do przesyłania akt; sposób przekazania plików należy uzgodnić bezpośrednio.
Na publicznej stronie nie podejmuje się zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osobę, ani nie prowadzi profilowania do takich decyzji. Istotna zmiana sposobu przetwarzania wymaga odpowiedniego uaktualnienia informacji.