Апостиль и легализация документов из Украины: договор с Польшей и объём освобождения

Сначала определите происхождение и вид документа

Понятие «документ из Украины» может относиться к официальному акту, частному документу, копии, заверенной нотариусом, или распечатке из системы. Каждая форма требует установления соответствующего основания. Следует проверить наименование и компетенцию выдавшего лица или органа, дату, подпись, печать и возможное отдельное удостоверение. Важна также страна использования. Украинский документ, представляемый в Польше, оценивается по правилам, применимым к этим государствам и конкретному действию, а не по требованиям другого иностранного учреждения.

Для предварительного просмотра стоит передать все страницы и заверения, перечень требований получателя и сведения о доступности оригинала. Если орган использовал общее слово «легализация», следует установить, какой вид подтверждения он имеет в виду и на каком основании требует его. Для официального документа значение может иметь освобождение по международному договору, а для частного — способ его предварительного удостоверения. Вопрос получателю должен указывать конкретный документ и его издателя, а не только язык текста.

Освобождение по art. 15 польско-украинского договора

Договор о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским и уголовным делам от 24 мая 1993 г. определяет в art. 15 правила для документов, составленных или удостоверенных компетентным органом одной стороны, скреплённых официальной печатью и подписью уполномоченного лица. Документы, отвечающие предусмотренным условиям, освобождены от легализации в отношениях между сторонами. [1] Поэтому перед заказом дополнительного заверения проверяются сфера действия договора и характеристики представленного экземпляра.

Освобождение не определяется только гражданством владельца или языком документа. Частный договор и официальное удостоверение подписи на нём — разные элементы, статус которых следует различать. Аналогично обычное изображение документа не равнозначно официально удостоверенной копии. При сомнениях получателю представляют содержание art. 15 вместе со сведениями о виде и заверении документа. Это позволяет получить ответ, относящийся к конкретному материалу и соответствующей процедуре. [1]

Как Гаагская конвенция сохраняет упрощения

Польша и Украина являются сторонами Гаагской конвенции от 5 октября 1961 г., что подтверждает актуальная таблица HCCH. [3] Конвенция определяет механизм апостиля для охватываемых ею официальных документов. Одновременно art. 3 сохраняет правила, отменяющие или упрощающие удостоверение на основании права, практики или договоров между государствами. Апостиль нельзя требовать, когда надлежащее основание предусматривает такое упрощение. [2] Таким образом, участие обоих государств в конвенции не отменяет необходимости проверить польско-украинский договор.

Конвенция также определяет перечень документов и исключения из сферы применения. Она охватывает, в частности, документы судебных органов, административные документы, нотариальные акты и официальные заверения на частных документах. Исключения касаются указанных дипломатических или консульских документов и административных документов, непосредственно связанных с торговыми или таможенными операциями. [2] Перед применением механизма необходимо установить категорию материала. Название «справка» или «доверенность» само по себе не определяет, подпадает ли данный экземпляр под конвенцию или договорное освобождение.

Что подтверждает апостиль

Согласно art. 5 конвенции апостиль подтверждает подлинность подписи, качество, в котором выступало подписавшее лицо, и, когда применимо, идентичность печати или штампа. [2] Поэтому при оценке документа эти элементы следует отделять от его содержательной части и последствий в конкретном деле. Удостоверение подписи на дипломе и оценка квалификации — разные вопросы. Аналогично апостиль на нотариальном акте и установление объёма доверенности относятся к разным уровням документа.

Конвенция предусматривает проставление апостиля на документе или приложенном листе по установленному образцу. [2] В комплекте важно сохранить связь заверения с соответствующим источником. Если материал содержит несколько заверений, необходимо установить, какую подпись или оттиск печати охватывает каждое из них. Для перевода отправляют все страницы в порядке, в котором они образуют документ. Отделение листа или пропуск номера может затруднить сопоставление заверения с экземпляром, используемым в конкретном деле.

Удостоверение подлинности и объем перевода

Если на документе имеется апостиль, легализация или иное заверение, необходимо предоставить их полный текст для определения объёма перевода. Эти элементы могут содержать фамилию лица, орган, дату и номер, относящиеся к основному документу. Даже если получатель применяет освобождение от заверения, имеющееся заверение остаётся частью представленного материала. В заказе определяется, охватывает ли перевод весь скреплённый комплект или указанный фрагмент и как будет обозначен его объём.

Art. 18 ust. 2 закона о профессии присяжного переводчика требует указания основания: оригинала, перевода или копии. Для прежнего перевода или копии также указывают, были ли они заверены и кем, и приводят номер записи в реестре переводчика. [4] Поэтому полное заверение прежней копии необходимо для описания источника. Сокращение скана до одного основного текста может исключить сведения о том, как представленный документ был удостоверен и каким органом или лицом.

Частный документ и нотариальное заверение

Частный документ может быть снабжен официальным подтверждением подписи, даты или иным удостоверением, предусмотренным соответствующим правом. Гаагская конвенция различает сам частный документ и официальное удостоверение, помещенное на нем. [2] На практике необходимо проверить, касается ли дополнительный лист подписи стороны, верности копии или иного действия. Текст каждого заверения переводится согласно источнику с сохранением фактически подтверждённого объёма и способа его связи с документом.

Для доверенности или договора необходимо сохранить подписанный экземпляр, все приложения и даты. Удостоверение копии не означает автоматически тот же объём, что и удостоверение подписи, поэтому эти названия не используются взаимозаменяемо. Специализированный характер юридического перевода описывает также Deborah Cao. [6] Если получатель требует определенный вид подтверждения, выдавшему органу следует указать именно это действие. Это позволяет подготовить документ в нужной форме до заказа перевода и избежать перевода версии, которая затем будет заменена.

Почему правила ЕС не распространяются автоматически на Украину

Регламент ЕС 2016/1191 касается определённых официальных документов, выданных органами одного государства-члена и представляемых органам другого государства-члена. [5] Он не применяется к украинскому документу лишь потому, что получателем является польское учреждение. В делах, связанных с несколькими государствами, необходимо определить происхождение каждого документа. Польский документ, используемый в другом государстве ЕС, и украинский акт, представляемый в Польше, могут подпадать под разные основания упрощения, несмотря на сходный вид дела.

Многоязычный формуляр или набор данных не заменяет автоматически все документы и переводы. Следует проверить, к какому акту он приложен и какова сфера действия соответствующей нормы. Для украинского источника сначала рассматривают надлежащие договоры и правила конкретной процедуры. Если часть комплекта происходит из третьего государства, на неё без проверки не распространяют освобождение, применимое к Польше и Украине. В заказе стоит отдельно обозначить государство выдачи и направление использования каждой позиции.

Подготовка вопроса в учреждение и заказа

Получателю следует сообщить название документа, выдавшую его организацию, форму, дату и имеющиеся печати и заверения. Вопрос должен касаться требуемой формы источника и конкретного основания освобождения либо удостоверения. В бюро передают ответ учреждения и полный комплект. Это позволяет определить объём перевода, вспомогательные материалы о персональных данных и форму выдачи. Если документ будет использоваться также за пределами Польши, это необходимо отметить, поскольку другой получатель может применять иные правила.

Перед выполнением стоит проверить, соответствуют ли все номера и даты связанным документам и разборчивы ли приложенные листы. Если дополнительное удостоверение будет получено позднее, можно сначала согласовать объем, а затем передать окончательную версию комплекта. Это предотвращает пропуск нового содержания. После выдачи перевода основной документ сохраняют вместе с удостоверениями и относящимся к нему переводом. Тогда получатель может проследить, чего касается удостоверение подлинности и с какого материала выполнен перевод.

Вопросы и ответы