Apostille i legalizacja dokumentów z Ukrainy: umowa z Polską i zakres zwolnienia

Najpierw ustal pochodzenie i rodzaj dokumentu

Określenie „dokument z Ukrainy” może odnosić się do aktu urzędowego, pisma prywatnego, odpisu poświadczonego przez notariusza albo wydruku z systemu. Każda postać wymaga ustalenia właściwej podstawy. Należy sprawdzić nazwę i kompetencję wystawcy, datę, podpis, pieczęć oraz ewentualne osobne poświadczenie. Ważny jest także kraj użycia. Dokument ukraiński przedkładany w Polsce ocenia się według zasad właściwych dla tych państw i konkretnej czynności, a nie według wymagań innego zagranicznego urzędu.

Do wstępnego przeglądu warto przekazać wszystkie strony i poświadczenia, listę wymagań odbiorcy oraz informację o dostępności oryginału. Jeśli organ użył ogólnego słowa „legalizacja”, należy ustalić, jaki rodzaj potwierdzenia ma na myśli i na jakiej podstawie go żąda. Przy dokumencie urzędowym znaczenie może mieć zwolnienie umowne, a przy piśmie prywatnym sposób jego wcześniejszego uwierzytelnienia. Pytanie kierowane do odbiorcy powinno wskazywać konkretny dokument oraz jego wystawcę, nie tylko język tekstu.

Zwolnienie z art. 15 umowy polsko-ukraińskiej

Umowa o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych i karnych z 24 maja 1993 r. określa w art. 15 zasady dotyczące dokumentów sporządzonych lub uwierzytelnionych przez właściwy organ jednej strony, opatrzonych urzędową pieczęcią i podpisem uprawnionej osoby. Dokumenty spełniające przewidziane warunki korzystają ze zwolnienia z legalizacji w stosunkach między stronami. [1] Dlatego przed zamówieniem dodatkowego poświadczenia sprawdza się zakres umowy oraz właściwości przedstawionego egzemplarza.

Zwolnienia nie ustala się jedynie według obywatelstwa posiadacza albo języka dokumentu. Prywatna umowa i urzędowe poświadczenie jej podpisu to różne elementy, których status należy rozróżnić. Podobnie zwykły obraz pisma nie jest tym samym co urzędowo uwierzytelniony odpis. Jeśli istnieje wątpliwość, odbiorcy przedstawia się treść art. 15 wraz z informacją o rodzaju i poświadczeniu dokumentu. Pozwala to otrzymać odpowiedź odnoszącą się do konkretnego materiału i właściwej procedury. [1]

Jak konwencja haska zachowuje ułatwienia

Polska i Ukraina są stronami konwencji haskiej z 5 października 1961 r., co potwierdza aktualna tabela HCCH. [3] Konwencja określa mechanizm apostille dla objętych nią dokumentów urzędowych. Jednocześnie art. 3 zachowuje zasady, które znoszą lub upraszczają uwierzytelnienie na podstawie prawa, praktyki albo umów między państwami. Apostille nie można wymagać, gdy właściwa podstawa przewiduje takie ułatwienie. [2] Uczestnictwo obu państw w konwencji nie znosi więc potrzeby sprawdzenia umowy polsko-ukraińskiej.

Konwencja określa również katalog dokumentów i wyłączenia z zakresu. Obejmuje między innymi dokumenty organów sądowych, administracyjne, akty notarialne i urzędowe poświadczenia umieszczone na dokumentach prywatnych. Wyłączenia dotyczą wskazanych dokumentów dyplomatycznych lub konsularnych oraz administracyjnych związanych bezpośrednio z operacjami handlowymi lub celnymi. [2] Przed zastosowaniem mechanizmu trzeba ustalić kategorię materiału. Nazwa „zaświadczenie” albo „pełnomocnictwo” sama w sobie nie rozstrzyga, czy dany egzemplarz podlega konwencji lub zwolnieniu umownemu.

Co potwierdza apostille

Zgodnie z art. 5 konwencji apostille potwierdza autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba podpisująca, oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamość pieczęci lub stempla. [2] Przy ocenie dokumentu należy więc oddzielić te elementy od jego merytorycznej treści i skutków w danej sprawie. Uwierzytelnienie podpisu na dyplomie i ocena kwalifikacji są różnymi zagadnieniami. Tak samo apostille przy akcie notarialnym i ustalenie zakresu pełnomocnictwa dotyczą innych warstw dokumentu.

Konwencja przewiduje umieszczenie apostille na dokumencie lub dołączonej karcie, według określonego wzoru. [2] W komplecie ważne jest zachowanie jego związku z odpowiednim źródłem. Jeśli materiał zawiera kilka poświadczeń, trzeba ustalić, który podpis lub odcisk pieczęci obejmuje każde z nich. Do tłumaczenia przesyła się wszystkie strony w kolejności, w jakiej tworzą dokument. Odłączenie karty lub pominięcie numeru może utrudnić powiązanie poświadczenia z egzemplarzem używanym w konkretnej sprawie.

Uwierzytelnienie i zakres przekładu

Jeżeli dokument ma apostille, legalizację lub inne poświadczenie, należy udostępnić ich pełną treść do określenia zakresu tłumaczenia. Elementy te mogą zawierać nazwisko osoby, organ, datę i numer, które odnoszą się do dokumentu głównego. Nawet gdy odbiorca korzysta ze zwolnienia, istniejące poświadczenie pozostaje częścią przedstawionego materiału. W zleceniu ustala się, czy przekład obejmuje cały połączony komplet, czy wskazany fragment, i jak zostanie oznaczony jego zakres.

Art. 18 ust. 2 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego wymaga wskazania podstawy: oryginału, tłumaczenia lub odpisu. Przy wcześniejszym przekładzie albo odpisie podaje się także, czy był poświadczony i przez kogo, oraz zamieszcza pozycję repertorium. [4] Dlatego pełne poświadczenie wcześniejszej kopii jest potrzebne do opisu źródła. Skrócenie skanu do samego tekstu głównego może pomijać informację, jak przedstawiony dokument został uwierzytelniony i przez jaki organ lub osobę.

Dokument prywatny i notarialne poświadczenie

Pismo prywatne może zostać opatrzone urzędowym potwierdzeniem podpisu, daty lub innym poświadczeniem przewidzianym przez właściwe prawo. Konwencja haska odróżnia sam dokument prywatny od urzędowego poświadczenia na nim umieszczonego. [2] W praktyce należy sprawdzić, czy dodatkowa karta dotyczy podpisu strony, zgodności odpisu czy innej czynności. Treść każdego poświadczenia tłumaczy się według źródła, zachowując to, jaki zakres został rzeczywiście potwierdzony i jak połączono go z pismem.

Przy pełnomocnictwie lub umowie trzeba zachować podpisany egzemplarz, wszystkie załączniki i daty. Uwierzytelnienie odpisu nie oznacza automatycznie tego samego zakresu co poświadczenie podpisu, dlatego tych nazw nie używa się wymiennie. Specjalistyczny charakter przekładu prawnego opisuje również Deborah Cao. [6] Jeśli odbiorca wymaga określonego rodzaju potwierdzenia, należy wskazać wystawcy właśnie tę czynność. Pozwala to przygotować dokument o potrzebnej postaci przed zamówieniem przekładu i uniknąć tłumaczenia wersji, która zostanie następnie zastąpiona.

Dlaczego reguły UE nie obejmują automatycznie Ukrainy

Rozporządzenie UE 2016/1191 dotyczy określonych dokumentów urzędowych wydanych przez organy państwa członkowskiego i przedstawianych organom innego państwa członkowskiego. [5] Nie stosuje się go do dokumentu ukraińskiego tylko dlatego, że odbiorcą jest polski urząd. Przy sprawach łączących kilka państw trzeba określić pochodzenie każdego dokumentu. Polski dokument używany w innym państwie UE i ukraiński akt przedkładany w Polsce mogą podlegać różnym podstawom uproszczenia, mimo podobnego rodzaju sprawy.

Wielojęzyczny formularz lub zestaw danych nie zastępuje automatycznie wszystkich dokumentów i przekładów. Trzeba sprawdzić, do jakiego aktu został dołączony oraz zakres właściwej regulacji. Przy źródle ukraińskim najpierw rozpatruje się odpowiednie umowy i zasady danej procedury. Jeżeli część kompletu pochodzi z państwa trzeciego, nie obejmuje się jej bez sprawdzenia zwolnieniem właściwym dla Polski i Ukrainy. W zamówieniu warto osobno oznaczyć państwo wystawienia i kierunek użycia każdej pozycji.

Przygotowanie pytania do urzędu i zamówienia

Odbiorcy należy przedstawić nazwę dokumentu, wystawcę, jego formę, datę oraz posiadane pieczęcie i poświadczenia. Pytanie powinno dotyczyć wymaganej postaci źródła i konkretnej podstawy zwolnienia albo uwierzytelnienia. Do kancelarii przekazuje się odpowiedź urzędu i pełny komplet. Pozwala to określić zakres tłumaczenia, materiały pomocnicze dotyczące danych osobowych oraz formę wydania. Jeśli dokument będzie używany także poza Polską, trzeba to zaznaczyć, ponieważ drugi odbiorca może stosować inne zasady.

Przed realizacją warto sprawdzić, czy wszystkie numery i daty odpowiadają powiązanym dokumentom, a dołączone karty są czytelne. Jeżeli dodatkowe poświadczenie ma być uzyskane później, można najpierw ustalić zakres, a następnie przekazać ostateczną wersję kompletu. Zapobiega to pominięciu nowej treści. Po wydaniu tłumaczenia zachowuje się dokument główny wraz z poświadczeniami i przypisanym przekładem. Odbiorca może wtedy prześledzić, czego dotyczy uwierzytelnienie i z jakiego materiału wykonano tłumaczenie.

Pytania i odpowiedzi