Апостиль і легалізація документів з України: договір із Польщею та межі звільнення

Спочатку визначте походження та вид документа

Визначення «документ з України» може стосуватися офіційного акта, приватного документа, нотаріально засвідченої копії або роздруківки із системи. Для кожної форми встановлюють належну підставу. Перевіряють назву й компетенцію видавця, дату, підпис, печатку та окреме засвідчення. Важлива також країна використання. Український документ у Польщі оцінюють за правилами цих держав і конкретної дії, а не за вимогами іншого іноземного органу, до якого подібний документ подавала інша особа.

Для попереднього огляду надають усі сторінки й засвідчення, вимоги одержувача та доступність оригіналу. Якщо орган використав загальне слово «легалізація», з’ясовують, яке підтвердження він має на увазі та на якій підставі його вимагає. Для офіційного документа важливим може бути договірне звільнення, а для приватного — спосіб попереднього засвідчення. Запит одержувачу має називати конкретний документ і видавця, а не лише мову тексту або громадянство особи, яка його подає.

Звільнення за ст. 15 польсько-українського договору

Договір про правову допомогу та правові відносини у цивільних і кримінальних справах від 24 травня 1993 року у ст. 15 визначає правила для документів, складених або засвідчених компетентним органом однієї сторони, з офіційною печаткою та підписом уповноваженої особи. Документи, що відповідають передбаченим умовам, звільняються від легалізації у відносинах сторін. [1] Тому перед додатковим засвідченням перевіряють сферу договору та властивості наданого примірника, який планується використати в конкретній справі.

Звільнення не визначають лише за громадянством власника або мовою документа. Приватний договір та офіційне засвідчення підпису на ньому є різними елементами, статус яких розмежовують. Так само звичайне зображення документа відрізняється від офіційно засвідченої копії. За сумніву одержувачу надають зміст ст. 15 і відомості про вид та засвідчення документа. Це дозволяє отримати відповідь щодо конкретного матеріалу й належної процедури його використання в польському органі або іншій відповідній установі. [1]

Як Гаазька конвенція зберігає спрощення

Польща й Україна є учасницями Гаазької конвенції від 5 жовтня 1961 року, що підтверджує актуальна таблиця HCCH. [3] Конвенція встановлює механізм апостиля для охоплених нею офіційних документів. Водночас ст. 3 зберігає норми, які скасовують або спрощують засвідчення за законодавством, практикою чи договорами між державами. Апостиль не можна вимагати, коли належна підстава передбачає таке спрощення. [2] Участь обох держав не усуває потреби перевіряти польсько-український договір для відповідного документа.

Конвенція визначає також перелік документів і винятки зі сфери дії. Вона охоплює, зокрема, судові й адміністративні документи, нотаріальні акти та офіційні засвідчення на приватних документах. Винятки стосуються визначених дипломатичних або консульських документів та адміністративних документів, безпосередньо пов’язаних із торговельними чи митними операціями. [2] Перед застосуванням механізму встановлюють категорію матеріалу. Самі назви «довідка» або «довіреність» не вирішують, чи конкретний примірник охоплений конвенцією або договірним звільненням між Польщею та Україною.

Що підтверджує апостиль

За ст. 5 конвенції апостиль підтверджує справжність підпису, статус, у якому діяла особа, що підписала документ, та, коли застосовно, ідентичність печатки або штампа. [2] Під час оцінювання ці елементи відокремлюють від змісту й наслідків документа у справі. Засвідчення підпису на дипломі та оцінювання кваліфікації є різними питаннями. Так само апостиль при нотаріальному акті та визначення повноважень за довіреністю стосуються різних складників документа, який надалі подаватиметься одержувачу.

Конвенція передбачає розміщення апостиля на документі або доданому аркуші за визначеним зразком. [2] У комплекті важливо зберегти його зв’язок із належним джерелом. Якщо матеріал містить кілька засвідчень, визначають, якого підпису або відбитка стосується кожне. Для перекладу надають усі сторінки в послідовності документа. Відокремлення аркуша або пропуск номера можуть ускладнити пов’язання засвідчення з примірником, що використовується у справі, та визначення того, яку саме дію було підтверджено.

Засвідчення та обсяг перекладу

Якщо документ має апостиль, легалізацію або інше засвідчення, надають їхній повний текст для визначення обсягу перекладу. Вони можуть містити прізвище, орган, дату й номер, пов’язані з основним документом. Навіть коли одержувач застосовує звільнення, наявне засвідчення залишається частиною матеріалу. У замовленні погоджують переклад усього з’єднаного комплекту або визначеного фрагмента й спосіб позначення його обсягу, щоб можна було встановити зв’язок між джерелом, додатковими картами та готовим перекладом.

Ст. 18 ч. 2 Закону про професію присяжного перекладача вимагає зазначити джерело: оригінал, переклад або копію. Для попереднього перекладу чи копії додатково вказують, чи були вони засвідчені та ким, і наводять номер запису в реперторії. [4] Тому повне засвідчення попередньої копії потрібне для опису джерела. Скорочення скана до основного тексту може пропускати відомості про те, як документ було засвідчено та яким органом або уповноваженою особою виконано цю дію.

Приватний документ і нотаріальне засвідчення

Приватний документ може мати офіційне підтвердження підпису, дати або іншої дії, передбаченої належним законодавством. Гаазька конвенція розрізняє приватний документ і офіційне засвідчення, розміщене на ньому. [2] На практиці перевіряють, чи додаткова карта стосується підпису сторони, відповідності копії або іншої дії. Кожне засвідчення перекладають за джерелом, зберігаючи фактично підтверджений обсяг і спосіб його з’єднання з документом, який подаватиметься для використання в конкретній справі або іншій процедурі.

Для довіреності чи договору зберігають підписаний примірник, усі додатки й дати. Засвідчення копії не означає автоматично того самого обсягу, що засвідчення підпису, тому назви не взаємозамінні. Спеціалізований характер юридичного перекладу описує також Deborah Cao. [6] Якщо одержувач вимагає певне підтвердження, установі слід назвати саме цю дію. Це дозволяє підготувати потрібну форму до перекладу й уникнути перекладання версії, яку згодом замінить новий примірник із додатковими офіційними засвідченнями.

Чому правила ЄС не охоплюють Україну автоматично

Регламент ЄС 2016/1191 стосується визначених офіційних документів, виданих органами держави-члена й поданих органам іншої держави-члена. [5] Його не застосовують до українського документа лише тому, що одержувачем є польський орган. Для справ із кількома державами встановлюють походження кожної позиції. Польський документ для іншої держави ЄС та українське свідоцтво для Польщі можуть мати різні підстави спрощення попри подібний вид справи або однакову мету подання в іноземній установі.

Багатомовний формуляр або набір даних не замінює автоматично всі документи й переклади. Перевіряють, до якого акта його додано, та сферу відповідної норми. Для українського джерела спочатку розглядають належні договори й правила процедури. Частину комплекту з третьої країни не охоплюють без перевірки звільненням для Польщі та України. У замовленні кожну позицію варто позначити за державою видачі та напрямом використання, щоб можна було правильно встановити її зв’язок із потрібною правовою підставою.

Підготовка запиту органу та замовлення

Одержувачу надають назву документа, видавця, форму, дату та наявні печатки й засвідчення. Запит стосується потрібної форми джерела та конкретної підстави звільнення або засвідчення. До канцелярії передають відповідь органу й повний комплект. Це дозволяє визначити обсяг перекладу, допоміжні матеріали щодо персональних даних і форму видачі. Якщо документ використовуватиметься також поза Польщею, повідомляють про це, адже другий одержувач може застосовувати інші правила й вимагати окремої форми документа.

Перед виконанням перевіряють відповідність номерів і дат пов’язаним документам та читабельність доданих аркушів. Якщо додаткове засвідчення буде отримано пізніше, можна спочатку погодити обсяг, а потім передати остаточний комплект. Це запобігає пропуску нової інформації. Після видачі зберігають основний документ із засвідченнями та відповідним перекладом. Тоді одержувач може простежити предмет засвідчення й матеріал, за яким виконано переклад, та визначити зв’язок усіх елементів комплекту, поданого до конкретної справи.

Запитання та відповіді