Мова нотаріальної дії та передбачені законом можливості
Ст. 2 § 3 Закону Польщі про нотаріат передбачає вчинення нотаріальних дій польською мовою. На вимогу сторони нотаріус може додатково вчинити дію іноземною мовою, використовуючи власне знання цієї мови, підтверджене в порядку, встановленому для присяжних перекладачів, або за допомогою присяжного перекладача. Ст. 87 § 1 п. 1 стосується учасника, який не знає польської: якщо до відповідної дії не долучено переклад мовою, відомою цій особі, нотаріус перекладає акт чи інший документ особисто або за допомогою перекладача, із застосуванням ст. 2 § 3.[1]
Отже, закон передбачає конкретні можливості, залежні від підготовленого матеріалу й способу вчинення дії. Долучений переклад мовою, відомою учасникові, та участь усного перекладача потребують організаційного погодження з нотаріусом. Знання польської в повсякденному спілкуванні саме по собі ще не визначає можливості розуміти акт щодо іпотеки, розпорядження часткою або докладного обсягу повноважень. У повідомленні до канцелярії зазначають мову спілкування учасника й вид запланованого документа. Тоді можна встановити, який переклад підготують заздалегідь, які дії охоплюватиме зустріч і хто братиме участь у їхньому перекладі. План також має охоплювати запитання сторони та можливі зміни проєкту.
Дані учасників і джерельні документи
Для підготовки перекладу передають погоджену версію проєкту та документи, на підставі яких встановлено дані сторін. Залежно від виду дії це документи, що посвідчують особу, свідоцтва цивільного стану, документи компанії або попередня довіреність. Для імен і прізвищ, записаних українським алфавітом, ст. 14 ч. 2 Закону Польщі про професію присяжного перекладача визначає проїзний документ або його копію як підставу транслітерації чи транскрипції. За відсутності таких документів застосовують правила написання держави, де складено документ, що перекладається. Тому сторінка паспорта з латинським написанням впорядковує підготовку персональних даних, особливо якщо їх уже використовували в польських документах.[2]
Якщо прізвище змінилося після одруження або документи містять різні записи щодо тієї самої особи, комплект має охоплювати матеріал, який пояснює цей зв’язок. У документах компанії важливі повна назва, реєстраційний номер і посада особи, яка підписує документ. Для нерухомості потрібно зберегти номер земельно-іпотечної книги, позначення приміщення, ділянки та частки саме в обсязі джерела. Перекладач зіставляє ці дані між проєктом і додатками. Для чіткості замовлення розрізняють документи, призначені для перекладу, і допоміжні матеріали, передані лише для підготовки термінології. Так кожна отримана сторінка має визначене призначення в межах узгодженого комплекту.
Довіреність: обсяг дій і дані представника
Для довіреності матеріал перекладу охоплює визначення довірителя, представника, обсяг повноважень і додаткові положення проєкту. Значення має різниця між повноваженнями на подання заяви, отримання документів, укладення договору, розпорядження правом і представництво перед зазначеним органом. Формулювання щодо передоручення, часових обмежень або можливості діяти на користь кількох осіб потребують послідовного відтворення. Проєкт, підготовлений нотаріусом, є підставою опрацювання термінології. Якщо документ використовуватимуть в Україні, відомості про запланованого одержувача допомагають розпізнати назви органів і дій у проєкті, зберігаючи встановлений обсяг його положень.
До канцелярії передають також додатки, на які посилається довіреність: опис нерухомості, дані компанії, документи автомобіля або позначення провадження. Зіставлення даних дає змогу розрізнити двох осіб зі схожими прізвищами та пов’язати кожне повноваження з відповідним предметом. Якщо довіритель передає попередній документ як зразок, його позначають як матеріал для порівняння й окремо визначають актуальний проєкт. Важливо також погодити, чи письмовий переклад стосуватиметься проєкту до підписання, чи вже оформленого документа. Підписаний текст може містити нові дати, номери, примітки та додаткові положення, яких не було в попередній версії.
Підготовка термінології та розмови
Попередній доступ до проєкту дає змогу підготувати термінологію конкретної дії: права власності, сервітуту, іпотеки, спадщини, часток або представництва компанії. Професійний кодекс TEPIS у § 70 передбачає з’ясування тематики, обсягу й очікуваної тривалості усного перекладу.[3] Робочий документ має містити дату або позначення версії, а наступні виправлення за організаційної можливості передають перекладачеві до зустрічі. Для великого акта корисний також перелік власних назв і скорочень. Окремо сформульовані запитання учасника можна передати як матеріал для підготовки, щоб розпізнати використані ним поняття та документи, яких вони стосуються.
Під час нотаріальної дії переклад охоплює текст, що зачитується, висловлювання учасника й відповіді нотаріуса в межах погодженої участі. Для довгого речення або розгорнутого переліку повноважень поділ висловлювання на коротші частини допомагає зберегти кожен елемент. Повторювані імена, суми й номери потрібно послідовно відтворювати в усій розмові. Зміна проєкту під час зустрічі потребує врахування актуальної редакції також у перекладі. Попередня підготовка письмового перекладу не усуває потреби перекладати додаткові пояснення, якщо вони належать до погодженого спілкування. Тому особа, яка резервує перекладача, передає відомості про весь запланований перебіг зустрічі, а не лише про довжину акта. Sandra Hale у дослідженні судового перекладу аналізує вплив рішень перекладача на обмін висловлюваннями учасників. Під час підготовки нотаріальної зустрічі цей комунікативний аспект обґрунтовує врахування всієї розмови, зокрема запитань і відповідей, поряд із текстом документа.[6]
Польські та українські документи для використання за кордоном
Для документів, призначених для використання в іншій державі, окремо визначають форму документа, потребу перекладу й питання його легалізації. Польща та Україна уклали договір про правову допомогу та правові відносини в цивільних і кримінальних справах. Його ст. 15 передбачає звільнення документів від легалізації у визначеному нею обсязі. Офіційна інформація польського представництва в Україні зазначає цей виняток для офіційних документів.[4][5] Застосування звільнення пов’язане з видом документа й вимогами договору. Тому під час підготовки довіреності потрібно встановити, який саме документ буде оформлено та для якої дії його призначено.
Легалізація документа й засвідчення перекладу стосуються різних елементів підготовки комплекту. У замовленні визначають, чи матеріал охоплює також долучене посвідчення, нотаріальну примітку або додаткову сторінку документа. Якщо джерелом є копія, це відображають в описі підстави перекладу відповідно до ст. 18 ч. 2 Закону Польщі про професію присяжного перекладача.[2] Для документа, оформленого в Польщі та перекладеного українською, важливі також видані примірники, кількість сторінок і спосіб поєднання додатків з основним документом. Вимоги одержувача доцільно передати як конкретний фрагмент листування, замість узагальненого позначення «довіреність за кордон».
Погодження часу та матеріал після зустрічі
Резервування усної участі охоплює адресу нотаріальної канцелярії, дату, годину, очікувану тривалість, кількість учасників і вид дії. Якщо заплановано кілька довіреностей або окремі заяви, відомості про кожен документ визначають необхідний обсяг доступності. Передавання проєкту без уточнення, чи це остаточна версія, залишає відкритим питання підготовки. При зміні години зустрічі оновлюють організаційні домовленості, а при зміні змісту передають новий матеріал. У канцелярії Vadym Rekel, присяжного перекладача української мови TP/27/17, замовлення може охоплювати переклад документів та усну участь у погодженій дії в Кракові або іншому узгодженому місці.
Після зустрічі письмовий переклад виконують на підставі визначеного джерельного документа: проєкту, виданого примірника акта або іншого представленого документа. Позначення джерела має значення, особливо якщо підписаний акт відрізняється від попереднього проєкту. Для замовлення щодо готового примірника передають усі його сторінки й долучені примітки. Якщо потрібні кілька примірників для різних одержувачів, їхню кількість погоджують разом із формою видачі. Комплект для використання у справі має містити належний документ і відповідний переклад. Упорядковані назви файлів, номери й дати допомагають зберегти відповідність також тоді, коли матеріали надсилають кілька осіб.
Запитання та відповіді
Чи кожен іноземець має прийти до нотаріуса з присяжним перекладачем?
Закон про нотаріат пов’язує мовні рішення зі знанням польської, долученим перекладом і способом вчинення дії. Ст. 87 § 1 п. 1 та ст. 2 § 3 передбачають описані в статті можливості, зокрема належно підтверджене знання мови нотаріусом. Організацію погоджують із нотаріальною канцелярією для конкретного учасника й документа.[1]
Чи можна перекласти довіреність до підписання?
Можна замовити переклад представленого проєкту з належним позначенням його характеру. Якщо після підписання документ має інше формулювання, номер, дату чи примітки, переклад готового документа потребує зіставлення з цією версією. Тому для замовлення передають джерело, що відповідає потрібному етапу підготовки.
Які матеріали передати для усного перекладу?
Проєкт акта, додатки, що стосуються його змісту, дані для написання прізвищ і відомості про місце, час та обсяг дії. Допоміжні матеріали позначають окремо від документів, замовлених для письмового перекладу. Попереднє з’ясування тематики й тривалості зустрічі становить елемент професійної підготовки.[2][3]