Język czynności: art. 2 § 3 i art. 87 Prawa o notariacie
Art. 2 § 3 Prawa o notariacie określa język polski jako język czynności i przewiduje dodatkowe dokonanie czynności w języku obcym, z wykorzystaniem odpowiednio wykazanej znajomości tego języka przez notariusza albo pomocy tłumacza przysięgłego. Art. 87 § 1 pkt 1 reguluje przekład aktu lub innego dokumentu dla uczestnika, który nie zna języka polskiego.
Tematem spotkania może być pełnomocnictwo, umowa sprzedaży, oświadczenie lub poświadczenie podpisu. Kancelaria notarialna określa dokumenty oraz sposób przeprowadzenia czynności. Przy ustalaniu udziału tłumacza podaje się język uczestnika, datę, miejsce, przewidywany zakres i dostępność projektu. Termin spotkania powinien być potwierdzony przez kancelarię notarialną i tłumacza, z uwzględnieniem przygotowania materiałów.
Pełnomocnictwo: treść i poświadczenia
Pełnomocnictwo zawiera dane mocodawcy, pełnomocnika oraz opis czynności objętych umocowaniem. Może odnosić się do określonej nieruchomości, pojazdu, rachunku, sprawy urzędowej albo przedsiębiorstwa. W przekładzie ważne są nazwy czynności, zakresy kwotowe, oznaczenia dokumentów, data oraz okres umocowania, jeżeli został zapisany. Te dane odczytuje się razem z treścią poświadczenia i adnotacjami.
Komplet źródłowy obejmuje wszystkie strony, podpisy, pieczęcie, numer czynności notarialnej i ewentualne załączniki. Poświadczenie podpisu oraz treść pełnomocnictwa stanowią odrębne części dokumentu, nawet gdy znajdują się na tej samej karcie. Przy dokumencie połączonym z dodatkowymi poświadczeniami potrzebny jest obraz całego zestawu, z zachowaniem kolejności kart i widocznych oznaczeń łączenia stron.
Imiona, nazwiska i oznaczenia przedmiotu czynności
W pełnomocnictwie występują dane osób, które mogą być zapisane ukraińską cyrylicą oraz alfabetem łacińskim w paszporcie. Strona dokumentu tożsamości z zapisem łacińskim stanowi materiał referencyjny przy przygotowaniu przekładu. W przypadku zmiany nazwiska istotne są także dokumenty łączące dotychczasowe i obecne dane, zwłaszcza gdy załączniki wystawiono w różnych okresach.
Przy nieruchomości znaczenie mają adres, numer księgi wieczystej, oznaczenie działki i udział. Przy firmie są to nazwa, forma prawna, numer rejestrowy oraz funkcja osoby reprezentującej podmiot. W źródłach te oznaczenia mogą znajdować się w tabeli, załączniku lub nagłówku. Zestawienie danych z projektem aktu wskazuje miejsca wymagające wyjaśnienia z kancelarią notarialną przed spotkaniem.
Projekt aktu i przebieg tłumaczenia ustnego
Projekt przedstawia planowaną treść aktu, dane stron, przedmiot czynności oraz przywołane dokumenty. Wcześniejsze udostępnienie go tłumaczowi służy przygotowaniu terminologii i nazw. Aktualna wersja projektu powinna obejmować uzgodnione poprawki. Jeżeli do aktu wprowadzono nowy załącznik lub zmieniono opis czynności, materiał przygotowawczy należy uzupełnić o tę wersję.
Podczas spotkania przekład obejmuje odczytywaną treść, pytania uczestnika, wyjaśnienia notariusza i składane oświadczenia. Odpowiednie tempo odczytu oraz przerwy na przekład są częścią organizacji rozmowy. W przypadku dokumentów zawierających tabele, wyliczenia albo oznaczenia nieruchomości potrzebny jest dostęp do ich treści podczas tłumaczenia. Wypis aktu otrzymany po czynności pozostaje dokumentem do ewentualnego osobnego przekładu pisemnego.
Polski dokument przeznaczony do użycia w Ukrainie
Przy przekładzie polskiego pełnomocnictwa na język ukraiński punktem odniesienia jest wydany dokument wraz z poświadczeniami. Wypis aktu, poświadczenie podpisu i projekt mają różne oznaczenia źródłowe. W zamówieniu określa się instytucję przyjmującą pismo, cel czynności, liczbę egzemplarzy oraz postać przekładu. Wytyczne odbiorcy wskazują zakres dokumentów do przygotowania.
Jeżeli tłumaczenie dotyczy części większej dokumentacji, wykaz powinien powiązać pełnomocnictwo z załącznikami. Dla każdego dokumentu podaje się nazwę, datę i liczbę stron. Przy zamówieniu łączącym tłumaczenie pisemne z udziałem u notariusza ustala się dwa terminy: wykonania przekładu dokumentów oraz spotkania. Materiał udostępniony do przygotowania czynności oznacza się według jego rzeczywistej wersji.
Pytania i odpowiedzi
Jakie strony pełnomocnictwa przekazać do tłumaczenia?
Wszystkie strony treści, poświadczenie podpisu lub inne poświadczenie notarialne, pieczęcie, adnotacje i dołączone karty. Zestaw powinien zachować kolejność dokumentu.
Co powinien zawierać materiał przed spotkaniem u notariusza?
Projekt aktu w aktualnej wersji, dokumenty przywołane w projekcie oraz dane o miejscu, terminie, rodzaju czynności i języku uczestnika.
Czy wypis aktu i projekt to ten sam materiał do przekładu?
Projekt służy przygotowaniu planowanej czynności. Przekład wydanego wypisu obejmuje jego ostateczną treść, oznaczenia kancelarii, numer czynności oraz poświadczenia.