Українські документи компаній і договори: узгоджений комплект для перекладу

Ідентифікація суб’єкта та представників

Для перекладу документації компанії передають матеріал, у якому можна встановити повну назву суб’єкта, його організаційну форму, ідентифікатор, адресу та осіб, які діють від його імені. Українські позначення, зокрема ТОВ або ФОП, трапляються в різних документах і потребують прочитання в контексті джерела. Назва компанії та номер ЄДРПОУ або інший ідентифікатор пов’язують договір із реєстраційними документами. У перекладі зберігають розмежування назви суб’єкта, його комерційного позначення та назви філії. У межах одного комплекту ці дані потрібно однаково відтворювати також у заголовках і додатках.

Для представництва важливі назва посади, документ про призначення, рішення або довіреність у межах представленого матеріалу. Джерело може використовувати назви органів і посад, властиві українській організації відповідного суб’єкта. Їхній переклад потребує збереження відносин, описаних у документі, замість підлаштування назв під випадковий польський зразок. Дані осіб зіставляють із документами, які використовують у справі. Ст. 14 ч. 2 Закону Польщі про професію присяжного перекладача визначає підставу написання імен і прізвищ з іншої системи письма, насамперед посилаючись на проїзний документ або його копію.[1]

Основний договір, визначення та додатки

Договір передають для перекладу разом з елементами, охопленими замовленням: визначеннями, додатками, специфікаціями, графіком, таблицею цін або зразком протоколу. Посилання на додаток визначає конкретний документ; його назву, номер і версію потрібно зазначати узгоджено. Для додаткових угод з’ясовують, чи перекладатимуть лише документ, який змінює договір, чи також текст, якого стосується зміна. Для розуміння допоміжного матеріалу можна передати попередній договір, позначивши його окремо від обсягу перекладу. Такий поділ особливо корисний, якщо клієнт замовляє переклад однієї додаткової угоди, але вона містить багато понять із попереднього тексту.

У великому договорі ті самі слова можуть мати значення, визначене сторонами. Тоді назви «товар», «робочий день», «замовлення» або «протокол» мають послідовно вживатися в усьому перекладі. Термінологічне зіставлення охоплює також скорочення, одиниці вимірювання та назви документів, які трапляються в кількох додатках. Jan Engberg розглядає юридичний переклад як передавання знань про поняття джерела з урахуванням ситуації одержувача.[3] Для конкретного договору це означає потребу прочитати визначення та встановити функцію поняття перед вибором відповідника. Матеріал для порівняння може охоплювати попередні переклади, якщо клієнт визначить їхнє призначення та версію.

Суми, строки та договірні положення

У розрахунковій частині перевіряють валюту, суми, відсоткові ставки, номери рахунків і спосіб подання значень у таблицях. Для строків важливі подія, з якої починається відлік, одиниця часу та слова, що визначають момент виконання. «Протягом», «до дати» й «від дати» описують різні часові відносини, які мають відповідати джерелу. У договорах поставки розмежовують строки відправлення, передавання, приймання й оплати. Якщо текст містить суму словами та цифрами, обидва записи потребують зіставлення. Розбіжність у джерелі потрібно виявити під час підготовки матеріалу та відобразити відповідно до його змісту.

Положення про припинення договору, його розірвання, відмову від договору, відповідальність і договірні штрафи потребують розмежування конструкцій, використаних у джерелі. У перекладі зберігають умови, винятки та зв’язки між пунктами, навіть якщо речення розгорнуті. Посилання на право, суд або процедуру вирішення спорів залишається частиною конкретного договору. Клієнт може зазначити, що певні назви вже використовуються в його документообігу; такий матеріал слугує термінологічному порівнянню. Після опрацювання тексту перевіряють узгодженість нумерації пунктів і додатків. Окрема перевірка числових даних допомагає виявити помилки, які непомітні під час самого плавного читання перекладу.

Проєкт, підписана версія та наступні зміни

Для проєкту договору визначають робочу версію, особу, яка передає зміни, та спосіб позначення наступних файлів. Дати й ідентифікатори версій допомагають відрізнити актуальний текст від матеріалу, використаного під час попередніх переговорів. Файл із відстеженням змін може містити вилучені положення, коментарі та пропозиції кількох осіб. Обсяг замовлення має визначати, чи переклад охоплює текст після прийняття змін, чи також коментарі й варіанти. За наявності кількох мовних версій потрібно встановити, яка є джерелом конкретного перекладу. Порівняння робочих версій потребує їхнього однозначного зіставлення, особливо якщо сторони паралельно готують примірники для підписання.

Підписаний договір є іншим матеріалом, ніж проєкт. Він може містити доповнені дані, дату, підписи, рукописні примітки та зазначені додатки. Для засвідченого перекладу джерело описують відповідно до представленого документа, а ст. 18 ч. 2 закону вимагає зазначити підставу виконання та номер запису в реперторії.[1] Нову версію після підписання або наступну додаткову угоду передають із відомостями про її зв’язок із попереднім текстом. У замовленні юридичної канцелярії це впорядковує комплект документів клієнта. У компанії дає змогу пов’язати переклад із належним примірником договору в архіві, використовуючи для ідентифікації також інші дані, окрім схожої назви.

Мова документів і форма перекладу

Форма перекладу залежить від використання документа. Внутрішня робота над проєктом може потребувати редагованого тексту, а подання документа органові — засвідченого перекладу в необхідній формі. Закон Польщі про польську мову регулює використання польської у визначених ситуаціях, зокрема у відносинах за участю споживачів та при застосуванні трудового законодавства. Ст. 7 пов’язує ці вимоги зі встановленими умовами щодо місця проживання та виконання договору, а ст. 8 передбачає правила документації та визначені можливості іншомовних версій.[2] Обсяг цих положень потрібно співвіднести з видом документа й ситуацією його використання.

Замовлення окремо визначає напрям перекладу та форму видачі. Для засвідченого перекладу в електронній формі підставою є ст. 18 ч. 1a Закону Польщі про професію присяжного перекладача, яка передбачає кваліфікований електронний підпис перекладача.[1] У документообігу компанії підписаний файл має зберігати форму, що дає змогу перевірити підпис. Паперова версія потребує погодження кількості примірників і способу передавання. Якщо документ призначений кільком одержувачам, клієнт зазначає їхні вимоги до форми, обмежуючи додаткові відомості про весь проєкт необхідним обсягом. До матеріалу можна долучити конкретну інструкцію установи або фрагмент вимоги, який визначає потрібний обсяг перекладу.

Обіг матеріалу між компанією, канцелярією та перекладачем

Одна особа, яка координує комплект, може визначити, які файли становлять обсяг перекладу, які слугують допоміжним матеріалом і які документи надішлють згодом. Для великого замовлення корисний перелік із назвою джерела, датою, номером і кількістю сторінок. Перелік охоплює також додатки, завдяки чому відсутню специфікацію виявляють до опрацювання договору. Якщо документи передає канцелярія від імені клієнта, погоджують одержувача термінологічних запитань та особу, яка затверджує обсяг. Це впорядковує паралельні домовленості з кількома особами, які могли б по-різному описати ту саму версію документа або потрібну кількість примірників.

Під час видачі перекладу зберігають зв’язок із затвердженим джерелом і погоджений спосіб позначення документів. Запитання щодо нечитабельного фрагмента, назви суб’єкта або відсутнього додатка стосуються конкретного файлу й місця в тексті. Тоді клієнт може відповісти на однозначно сформульоване запитання, передавши належний матеріал. Канцелярія Vadym Rekel, присяжного перекладача української мови TP/27/17, виконує українсько-польські переклади документації компаній і договорів. Для погодження замовлення потрібні повний комплект у визначеній версії, напрям перекладу, строк і форма видачі. Ці відомості поєднують мовну підготовку з організацією документів з боку замовника.

Запитання та відповіді