Ukraińskie dokumenty firmowe i umowy: co przekazać do tłumaczenia

Odpis rejestrowy i dokumenty reprezentacji

Odpis lub wyciąg z rejestru przedstawia dane przedsiębiorcy według stanu wskazanego w dokumencie. W przekładzie zachowuje się nazwę podmiotu, formę prawną, adres, numer identyfikacyjny, dane reprezentantów i datę wydania. Odczytanie zasad reprezentacji wymaga uwzględnienia całego odpowiedniego fragmentu, łącznie z ograniczeniami lub odwołaniami do dokumentów wymienionych w wyciągu.

Biznes.gov.pl wskazuje odpis rejestru zagranicznego z tłumaczeniem oraz ewentualny dokument określający siedzibę i reprezentację wśród załączników dotyczących przedstawicielstwa przedsiębiorcy zagranicznego. W zleceniu dla rejestru, banku albo kontrahenta zestaw dokumentów oznacza się zgodnie z wymaganiem odbiorcy. Osobno ujmuje się statut, uchwałę o powołaniu organu, pełnomocnictwo oraz odpis, jeśli te materiały znajdują się w zestawie.

Umowa główna, aneksy i załączniki

Umowa może odsyłać do specyfikacji dostaw, zakresu usług, harmonogramu, tabeli cen albo protokołu odbioru. Przekład zachowuje numerację paragrafów, definicje stron, oznaczenia załączników oraz odwołania między postanowieniami. W dokumentacji obejmującej kilka umów potrzebne są daty i numery: podobne tytuły bywają używane dla kolejnych zamówień lub różnych etapów współpracy.

Aneks może zmieniać pojedynczy punkt, zastępować tabelę albo wprowadzać nową treść załącznika. Wykaz zestawu umownego przedstawia umowę bazową oraz kolejne aneksy w porządku dat. Jeśli zlecenie obejmuje tylko aneks, umowa główna może służyć jako materiał terminologiczny. Oznaczenie zakresu określa, które dokumenty zostaną wydane w poświadczonym przekładzie, a które służą przygotowaniu.

Nazwy firm, formy prawne i terminologia

Pełna nazwa przedsiębiorcy może łączyć nazwę własną i oznaczenie formy prawnej. Numer rejestrowy lub podatkowy pozostaje identyfikatorem zapisanym w źródle. Dla spójności zestawu porównuje się te dane w umowie, odpisie i pełnomocnictwie. Rozbieżny adres albo odmienny zapis nazwiska reprezentanta powinien zostać przypisany do konkretnego dokumentu i jego daty.

Przy umowach specjalistycznych pomocniczy materiał obejmuje wykaz produktów, wcześniejsze przekłady lub słownik przyjętych nazw. Nazwa handlowa, oznaczenie modelu i opis techniczny wymagają różnego sposobu przedstawienia. Definicje zawarte w umowie mają znaczenie także w jej załącznikach. Konsekwentne użycie terminów obejmuje cały zamówiony zestaw, zwłaszcza gdy aneks odwołuje się do określenia z umowy głównej.

Wersja podpisana i dane w tabelach

Podpisany egzemplarz dokumentuje treść z podpisami, pieczęciami oraz ewentualnymi poprawkami. Plik edytowalny może służyć pomocniczo do pracy nad tekstem. W zamówieniu wskazuje się relację między nim a skanem wersji podpisanej. Jeżeli zlecenie dotyczy projektu, tę wersję oznacza się jako projekt, z datą lub numerem aktualizacji używanym przez strony.

W tabelach umownych sprawdza się kwoty, waluty, jednostki, daty, numery pozycji i przypisy. Opis kolumn określa znaczenie wartości, na przykład cenę jednostkową, kwotę łączną, okres rozliczeniowy albo zakres dostawy. Przekład zachowuje powiązanie tabeli z paragrafem lub załącznikiem. W dokumencie wielostronicowym objaśnienie może znajdować się pod tabelą lub na kolejnej stronie.

Poufność i prowadzenie większego zlecenia

Art. 14 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego obejmuje obowiązek zachowania tajemnicy faktów i okoliczności poznanych w związku z tłumaczeniem. Dokumentacja firmowa może zawierać dane pracowników, rozliczenia i warunki współpracy. W większym zamówieniu ustala się sposób przekazania materiału, osobę do wyjaśniania danych oraz wykaz dokumentów objętych przekładem.

Wykaz zlecenia wskazuje nazwę pliku, dokument, wersję, datę, liczbę stron i kierunek tłumaczenia. Przy dostarczaniu materiału etapami kolejne partie otrzymują odrębne oznaczenia. Poprawiony dokument lub nowy aneks porównuje się z zakresem już przekazanym do pracy. Takie zestawienie przedstawia historię zamówienia i wskazuje, którego egzemplarza źródłowego dotyczy każdy wydany przekład.

Pytania i odpowiedzi