Tajemnica obejmuje fakty i okoliczności poznane przy tłumaczeniu
Podstawą poufności jest art. 14 ust. 1 pkt 2 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego. Obejmuje on fakty i okoliczności, z którymi tłumacz zapoznał się w związku z tłumaczeniem. Zakres tej ochrony jest szerszy niż katalog danych osobowych: dotyczy także ustaleń handlowych, treści rozmowy, informacji o sporze czy sposobie przygotowania dokumentacji. Obowiązek powstaje w związku z wykonywaną czynnością zawodową. Osobną regułą jest art. 29b: obowiązek zachowania tajemnicy trwa również wtedy, gdy ujawnienia chronionych informacji żąda Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. [1]
Przy tłumaczeniu ustnym materiałem mogą być wypowiedzi, których nie zapisano w żadnym załączniku. Podczas czynności notarialnej, spotkania dotyczącego umowy lub przesłuchania tłumacz poznaje dane uczestników i treść ich oświadczeń. Przy przekładzie pisemnym podobną rolę mają dopiski na odwrocie, pieczęcie, korespondencja wyjaśniająca skrót oraz wcześniejsza wersja umowy przekazana do porównania. Dlatego zakres zlecenia powinien rozróżniać dokument do tłumaczenia, materiał pomocniczy i informacje organizacyjne. Takie rozróżnienie porządkuje pracę nad przekładem oraz wskazuje, które pliki mają znaleźć się w końcowym zestawie dla odbiorcy.
Cel zlecenia i właściwa podstawa przetwarzania
RODO wymaga między innymi określonego celu, adekwatności zakresu danych, prawidłowości oraz zabezpieczenia informacji. Art. 6 przewiduje różne podstawy przetwarzania. Dane klienta konieczne do zawarcia lub wykonania umowy mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b; realizacja konkretnego obowiązku ustawowego wymaga uwzględnienia lit. c. Zgoda jest odrębną podstawą, a nie wspólnym uzasadnieniem każdej operacji wykonywanej przy zleceniu. Dobór podstawy zależy od celu, rodzaju danych i relacji z osobą, której one dotyczą. Dane osób trzecich wymagają oceny właściwej dla ich sytuacji. [2]
Zamawiający tłumaczenie świadectwa pracy bywa jednocześnie osobą opisaną w dokumencie. Przy umowie spółki, akcie małżeństwa albo rozmowie z komunikatora dokument obejmuje również inne osoby. Wycena zwykle wymaga ustalenia języka, objętości, czytelności i rodzaju materiału; realizacja przekładu wymaga już jego ustalonej treści. Dokumentacja medyczna może zawierać szczególne kategorie danych, objęte dodatkowo art. 9 RODO, a informacje o wyrokach skazujących i czynach zabronionych podlegają art. 10. Rozdzielenie etapów wyceny, wykonania i wydania tłumaczenia ułatwia ustalenie potrzebnego zakresu informacji na każdym z nich. [2]
Repertorium, nazwiska i dokumenty pomocnicze
Art. 17 ustawy określa informacje odnotowywane w repertorium: oznaczenie zleceniodawcy, opis dokumentu, rodzaj czynności, język przekładu, liczbę stron i egzemplarzy oraz wynagrodzenie. Przy tłumaczeniu ustnym obejmuje to także datę, miejsce, zakres i czas czynności. Są to ustawowe elementy ewidencji zawodowej. Numer repertorium pojawia się następnie w poświadczonym tłumaczeniu zgodnie z art. 18 ust. 2. Rozliczenie, zapis czynności i wydany przekład pełnią więc różne funkcje, choć mogą zawierać część tych samych danych identyfikacyjnych. [1]
Przy ukraińskich dokumentach częstym materiałem pomocniczym jest dokument podróży albo jego kopia. Art. 14 ust. 2 wskazuje je jako podstawę zapisu imion i nazwisk przenoszonych z pisma innego niż łacińskie. W zleceniu dobrze oznaczyć, że dany plik służy uzgodnieniu pisowni nazwiska, podczas gdy przedmiotem przekładu jest na przykład dyplom lub akt urodzenia. Znaczenie mają numer strony oraz wyraźna zgodność osoby z dokumentem tłumaczonym. Jeżeli zamawiający przedstawia dokument po zmianie nazwiska, powiązanie obu form można ustalić na podstawie odpowiedniego aktu lub innego materiału źródłowego. [1]
Przekazanie plików i ustalenie odbiorcy
Przed wysłaniem materiału można przygotować prosty wykaz: nazwa dokumentu, liczba stron, język, przeznaczenie oraz wskazanie, czy jest to źródło przekładu, czy załącznik pomocniczy. Przy dokumentach kilku członków rodziny czy wspólników oddzielne foldery ograniczają pomyłki w przypisywaniu danych. Czytelne nazwy plików pomagają także odróżnić projekt od dokumentu podpisanego. Zakres przekładu fragmentu powinien wskazywać konkretne strony lub wiadomości; jego opis w gotowym tłumaczeniu musi odpowiadać rzeczywiście przedstawionemu materiałowi. Redakcja zakresu zlecenia i techniczne usuwanie danych z pliku to dwie odrębne czynności.
Art. 32 RODO wiąże środki zabezpieczenia z ryzykiem i charakterem przetwarzania. W praktyce zamówienia znaczenie mają uzgodniony kanał przekazania, prawidłowy adres odbiorcy, dostęp do folderu oraz sposób wydania gotowego pliku. Jeśli przekład odbiera pełnomocnik, pracownik firmy albo członek rodziny, oznaczenie tej osoby powinno być jednoznaczne. Przy elektronicznym tłumaczeniu poświadczonym trzeba przekazać plik z podpisem w jego właściwej postaci. Dodatkowy wydruk czy podgląd może służyć do czytania, ale organizacja odbioru powinna obejmować również właściwy dokument elektroniczny i powiązane załączniki. [2]
Okres przechowywania i prawa osoby, której dane dotyczą
Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego zawiera własny przepis o okresie przechowywania danych osobowych. Zgodnie z art. 29c wynosi on cztery lata od zakończenia roku kalendarzowego, w którym dane zostały zgromadzone. Po tym okresie dane podlegają usunięciu, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne do ochrony praw lub dochodzenia roszczeń. Przykładowo dla danych zebranych w 2026 r. cztery lata liczy się od końca tego roku. Reguła dotyczy danych osobowych; sposób zwrotu powierzonego papierowego oryginału stanowi osobne ustalenie związane z obsługą dokumentu. [1]
Art. 29a reguluje relację praw wynikających z RODO do tajemnicy zawodowej. Dostęp do danych i kopii, ograniczenie przetwarzania oraz obowiązek informowania odbiorców o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu stosuje się w zakresie, w którym nie narusza to tajemnicy określonej w art. 14 ust. 1 pkt 2. Ustawa wyłącza również sprzeciw z art. 21 ust. 1 RODO wobec danych zgromadzonych w związku z tłumaczeniem. Przy zgłoszeniu dotyczącym konkretnej czynności pomocne są numer repertorium, data zlecenia i oznaczenie dokumentu: umożliwiają rozpoznanie materiału, którego dotyczy żądanie. [1]
Dokument w postępowaniu i badania nad poufnością
W wyroku z 2 marca 2023 r., C-268/21, Norra Stockholm Bygg, Trybunał Sprawiedliwości UE rozpatrywał udostępnienie ewidencji personelu w cywilnym sporze o wykonane prace. Ewidencja zawierała dane zebrane wcześniej do celów podatkowych. Trybunał wskazał na stosowanie art. 6 ust. 3 i 4 RODO oraz konieczność uwzględnienia interesów osób, których dane dotyczą, i zasady proporcjonalności. Orzeczenie dotyczy przedłożenia dokumentu na potrzeby postępowania sądowego. Przy przygotowaniu materiału do przekładu istotne jest zatem dokładne wskazanie dokumentu i zakresu objętego żądaniem w konkretnej sprawie. [3]
Jiaojiao Huang, Xi Wang i Lucas N. Vieira opisali w badaniu opublikowanym w 2026 r. postrzeganie prywatności, poufności i bezpieczeństwa informacji przez tłumaczy. Badanie ankietowe dotyczy praktyk zawodowych i zarządzania danymi, nie treści polskich obowiązków ustawowych. [4] W codziennym zleceniu te obszary spotykają się przy wyborze materiałów pomocniczych, uzgadnianiu kanału przekazania i ustaleniu odbiorcy. Dla klienta użyteczny opis zamówienia obejmuje więc zarówno tekst do tłumaczenia, jak i listę osób obsługujących jego przekazanie oraz oczekiwaną postać końcowego dokumentu. To konkretne informacje potrzebne do organizacji pracy.
Pytania i odpowiedzi
Czy do tłumaczenia dyplomu potrzebna jest kopia całego paszportu?
Do ustalenia pisowni imienia i nazwiska znaczenie mają dane z dokumentu podróży lub jego kopii, wskazane w art. 14 ust. 2 ustawy. Zakres materiału pomocniczego zależy od tego, które informacje są potrzebne do identyfikacji osoby i uzgodnienia zapisu. Przy zamówieniu należy oznaczyć stronę z danymi oraz wyjaśnić jej funkcję w zestawie. Sam paszport staje się odrębnym przedmiotem tłumaczenia dopiero wtedy, gdy obejmuje go zlecenie. [1]
Czy po odbiorze przekładu można żądać natychmiastowego usunięcia wszystkich danych?
Ustawa przewiduje czteroletni okres liczony od końca roku zgromadzenia danych oraz wyjątek związany z ochroną praw lub dochodzeniem roszczeń. Zawiera także szczególne zasady wykonywania praw osoby, której dane dotyczą, w relacji do tajemnicy zawodowej. Żądanie powinno określać, jakich danych i dokumentów dotyczy, aby można było odnieść je do obowiązku prowadzenia repertorium oraz pozostałych celów przetwarzania w konkretnym zleceniu. [1]
Jak zorganizować odbiór tłumaczenia przez inną osobę?
W ustaleniach z kancelarią trzeba wskazać odbiorcę oraz zakres dokumentów, które ma otrzymać. Przy plikach istotny jest dokładny adres lub uzgodniony sposób dostępu; przy dokumentach papierowych także sposób identyfikacji osoby odbierającej. Dokument źródłowy, materiał pomocniczy i gotowy przekład mogą mieć różnych odbiorców, dlatego wykaz wydawanych materiałów powinien rozróżniać te pozycje. Ułatwia to zamknięcie zlecenia i sprawdzenie, czy przekazano właściwy zestaw.