Najpierw określ, do czego potrzebny jest dyplom
Przy rekrutacji należy ustalić poziom studiów i wymagania uczelni dotyczące dokumentów zagranicznych. Innego materiału może potrzebować pracodawca, a innego uczelnia prowadząca nostryfikację. W zamówieniu warto podać cel, odbiorcę i listę wymaganych dokumentów. Pozwala to określić, czy zlecenie obejmuje także suplement, wykaz przedmiotów, zaświadczenie o przebiegu studiów albo informację NAWA. Wymagania sprawdza się dla bieżącej procedury, a nie według kompletu użytego przez inną osobę kilka lat wcześniej.
Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce reguluje uprawnienia wynikające z zagranicznych dyplomów oraz ich równoważność. Art. 327 ust. 1 wskazuje uznanie na podstawie umowy międzynarodowej określającej równoważność, a przy jej braku postępowanie nostryfikacyjne. Rekrutacja na kolejne studia jest odrębnym zagadnieniem. W korespondencji z uczelnią trzeba więc nazwać oczekiwaną czynność: przyjęcie na studia, zaliczenie okresu nauki lub uznanie dyplomu. Dla każdej z nich ustala się odpowiednią podstawę i potrzebny komplet. [2]
Dyplom i suplement należy odczytać łącznie
Dyplom określa kwalifikację i instytucję, a suplement lub dodatek dostarcza informacji o programie, przedmiotach, ocenach i przebiegu kształcenia. Przed tłumaczeniem sprawdza się, czy numer dodatku odpowiada dyplomowi oraz czy przedstawiono wszystkie strony. Oddzielnie wydany załącznik może mieć własną datę, numer i podpisy. Te dane pozwalają powiązać materiały, zwłaszcza po zmianie nazwy uczelni lub przy przedstawieniu dokumentów dotyczących późniejszego uzupełnienia studiów.
W obszernym dodatku zachowuje się kolejność rubryk. Godziny zajęć, punkty kredytowe, wynik egzaminu i ocena pracy dyplomowej oznaczają różne elementy programu. Legendę lub opis skali należy uwzględnić w zakresie przekładu. Wcześniejszy dyplom albo świadectwo, na podstawie którego przyjęto osobę na studia, może być potrzebne w postępowaniu, lecz jego tłumaczenia nie zamawia się automatycznie z każdym dyplomem. Zakres wynika z wymagań konkretnego odbiorcy i celu przedłożenia dokumentów.
Nazwy kwalifikacji i uczelni
Wskazówki NAWA dla tłumaczy podkreślają zachowanie nazwy zagranicznego tytułu i ryzyko zastępowania jej polskim odpowiednikiem. [3] Przekład ma umożliwić rozpoznanie kwalifikacji widniejącej w źródle. Nazwa dokumentu, kierunek, specjalność i przyznana kwalifikacja pozostają odrębnymi informacjami. Dopisanie polskiego tytułu zamiast nazwy ukraińskiej utrudniałoby ustalenie, jaki dokument podlega ocenie. Ewentualne objaśnienie trzeba oddzielić od treści pochodzącej od wystawcy, aby odbiorca mógł rozróżnić obie warstwy przekładu. Specjalistyczny charakter przekładu prawnego opisuje również Deborah Cao. [6]
Podobnie postępuje się z nazwą uczelni. Warto przekazać pełną nazwę z daty wydania oraz późniejsze zaświadczenia o zmianach organizacyjnych, jeśli są wymagane. Skrót w pieczęci i rozwinięta nazwa w tekście wymagają zestawienia, a nie swobodnego ujednolicenia. Przekład może odzwierciedlać charakter instytucji i elementy jej nazwy, zachowując identyfikację właściwego wystawcy. Jest to szczególnie istotne przy dokumentach pochodzących z różnych okresów działalności tej samej szkoły lub jednostki organizacyjnej.
Data wydania i podstawa uznawania
W dokumentach ukraińskich znaczenie mają data wydania i typ kwalifikacji. Przewodnik NAWA rozdziela tabele dla dokumentów sprzed 20 czerwca 2006 r. oraz wydanych od tej daty. [4] Granicy tej nie przenosi się na każde pismo i każdy cel bez ustalenia właściwej podstawy. Trzeba odczytać nazwę kwalifikacji, datę ukończenia, datę wydania oraz informację, czy egzemplarz jest duplikatem. Ocena dotyczy określonego dokumentu i jego skutków w odpowiedniej procedurze.
Duplikat wydany później może odnosić się do kwalifikacji uzyskanej wcześniej. Rok na blankiecie nie wystarcza więc do wyboru zasad oceny. Pomocne bywają treść uchwały, numer wcześniejszego dokumentu lub zaświadczenie uczelni. W zleceniu zaznacza się daty ukończenia studiów, nadania tytułu i wystawienia egzemplarza. Uznanie na podstawie umowy zależy od jej zakresu, a nostryfikacja dotyczy konkretnego dyplomu. Dane potrzebne do tych ustaleń zachowuje się w przekładzie. [2]
Informacja NAWA i dokumenty do oceny
NAWA udostępnia system KWALIFIKATOR oraz możliwość wystąpienia o indywidualną informację o zagranicznym dyplomie. Aktualne zasady opisują składanie dokumentów przez system SYRENA i wydawanie informacji w podpisanym pliku PDF. [5] Przed zleceniem trzeba sprawdzić listę materiałów dla dyplomu albo świadectwa i danej procedury. Można wtedy ustalić, które dokumenty wymagają przekładu, a które mają być przedstawione w oryginalnej wersji językowej lub jako pliki otrzymane od wystawcy.
Informację o kwalifikacji warto zachować razem z dyplomem i dodatkiem. Jeśli trafia do innej instytucji, należy przekazać cały plik wraz z podpisem, zamiast obrazu pierwszej strony. Przy wątpliwościach zestawia się numer dyplomu, nazwę uczelni i dane posiadacza we wszystkich materiałach. Wniosek o informację, rekrutacja i nostryfikacja mają własne wymagania. Nazwy jednej procedury nie stosuje się jako ogólnego określenia wszystkich form oceny wykształcenia ani wszystkich dokumentów wydawanych w związku z kwalifikacją.
Oceny, przedmioty i program kształcenia
W wykazie ocen zachowuje się wartości oraz opisy skali użytej przez wystawcę. Wyniku liczbowego nie przelicza się samodzielnie na polską ocenę. Liczba godzin i liczba punktów pozostają osobnymi miarami. Jeśli dodatek wskazuje ECTS, zakres zajęć lub rodzaj kontroli osiągnięć, informacje rozdziela się według źródła. Nazwa przedmiotu może wymagać sprawdzenia terminologii dziedziny, zwłaszcza przy praktykach zawodowych, klinicznych lub modułach kierunkowych. W razie nieczytelnego skrótu przydatny jest dokument wyjaśniający wystawcy.
Materiały o programie pomagają przy niejednoznacznych nazwach. Można przekazać oficjalny opis modułu, oznaczając go jako materiał pomocniczy albo osobny dokument do tłumaczenia. Gdy nostryfikacja obejmuje porównanie programów, odbiorca może potrzebować szerszej dokumentacji niż suplement. Zlecenie powinno określać, czy obejmuje pełny program, wybrane opisy czy wykaz zaliczeń. Każdy fragment zachowuje powiązanie z konkretnym rokiem akademickim, kwalifikacją i dokumentem, z którego pochodzi, aby dało się prześledzić zakres ocenianego kształcenia.
Dane osobowe, pieczęcie i źródło
Dyplom może być wydany pod nazwiskiem sprzed małżeństwa. Warto wtedy przekazać dokument zmiany nazwiska i odpowiednią stronę dokumentu podróży. Art. 14 ust. 2 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego określa podstawę transliteracji lub transkrypcji imion i nazwisk zapisanych alfabetem innym niż łaciński. Dane zachowuje się zgodnie z poszczególnymi źródłami, aby odbiorca mógł ustalić związek między dyplomem a obecną tożsamością. Dokument pomocniczy służy ustaleniu zapisu, a nie zmianie treści dyplomu. [1]
Należy przesłać także rewers, pieczęcie, adnotacje i dołączone uwierzytelnienia. Art. 18 ust. 2 wymaga wskazania oryginału, tłumaczenia lub odpisu jako podstawy przekładu; dla wcześniejszego tłumaczenia albo odpisu podaje się również, czy był poświadczony i przez kogo. Przy dokumencie elektronicznym zachowuje się otrzymany plik. Skan może służyć wycenie, a sposób przedstawienia źródła do realizacji ustala się osobno, z uwzględnieniem wymagań odbiorcy oraz postaci posiadanego dokumentu. [1]
Przygotowanie zamówienia i późniejsze zmiany
W zleceniu wymienia się każdy dokument i liczbę stron, odbiorcę, termin oraz potrzebne egzemplarze. Przy rekrutacji elektronicznej ustala się postać przekładu i sposób późniejszego okazania źródeł. Papier i przekład z kwalifikowanym podpisem wymagają różnych sposobów przekazania. Warto zachować pełny zestaw w jednej uporządkowanej wersji i oznaczyć materiały pomocnicze. Dzięki temu opisy programu lub informacje o uczelni nie zostaną pomylone z załącznikami zamawianymi do przetłumaczenia w całym zakresie.
Przed wydaniem można sprawdzić imię, nazwisko, numery dyplomu i suplementu oraz kompletność tabel. Jeżeli uczelnia wystawi poprawiony dodatek, należy przedstawić go jako nowy dokument. Używanie starego tłumaczenia z nowym źródłem utrudnia identyfikację zakresu. Dodatkowe egzemplarze wcześniejszego przekładu i przekład zmienionego dokumentu opisuje się jako odrębne zamówienia. Ułatwia to powiązanie wydanych materiałów z odpowiednim wpisem repertorium i konkretnym egzemplarzem, który został okazany lub przekazany do tłumaczenia. [1]
Pytania i odpowiedzi
Czy suplement zawsze tłumaczy się razem z dyplomem?
Zakres zależy od odbiorcy i celu. Suplement bywa potrzebny do oceny programu, rekrutacji lub nostryfikacji, ponieważ zawiera dane niewidoczne na dyplomie. Należy sprawdzić listę wymaganych załączników i przesłać wszystkie strony obu dokumentów do ustalenia zakresu. Gdy odbiorca wymaga tylko dyplomu, zlecenie można ograniczyć. Przy wielostronicowym dodatku sprawdza się jego numer, kompletność oraz powiązanie z dyplomem i okresem studiów.
Jak zapisuje się ukraińską kwalifikację?
Przekład powinien zachować możliwość rozpoznania kwalifikacji źródłowej. Wskazówki NAWA odradzają zastępowanie zagranicznego tytułu polskim odpowiednikiem. Nazwa kwalifikacji, kierunek, specjalność i instytucja są osobnymi informacjami. Objaśnienie terminologiczne, jeśli potrzebne, oddziela się od tekstu dokumentu. Podstawę równoważności ustala odpowiednia umowa lub procedura, dlatego dla odbiorcy znaczenie mają pełna nazwa, daty i dokumentacja, a nie samo podobieństwo brzmienia tytułów. [2][3]
Co przekazać, gdy dyplom jest późniejszym duplikatem?
Duplikat należy przesłać z posiadanymi dokumentami dotyczącymi uzyskania kwalifikacji. Rozróżnia się datę ukończenia studiów, przyznania tytułu i wydania egzemplarza. Dane mogą wpływać na ustalenie podstawy uznania. Przekład zachowuje oznaczenie duplikatu i odwołania do poprzedniego dokumentu. Gdy potrzebnych danych brakuje, można wystąpić do uczelni o zaświadczenie lub wyjaśnienie zgodnie z wymaganiami instytucji prowadzącej sprawę. [2][4]
Czy informację NAWA przekazuje się jako pełny plik?
Jeśli została wydana elektronicznie, należy zachować podpisany plik otrzymany z systemu. Obraz strony może nie zawierać danych do sprawdzenia podpisu ani pełnej treści. W zleceniu zaznacza się, czy informacja NAWA jest materiałem pomocniczym, czy również wymaga przekładu dla kolejnego odbiorcy. Wymagania zależą od procedury i dalszego użycia; aktualne zasady składania materiałów publikuje NAWA na swoich oficjalnych stronach. [5]